Efektivní správa, podpora a digitalizace na jednom místě. Stejně jako ve všech ostatních oborech, i v architektonických kancelářích narůstá potřeba zefektivňovat IT. O možnosti mít vše na jednom místě a maximálně jednoduché jsme mluvili s Jaroslavem Látalem z Digi Office a Jaroslavem Kubošem z Navigo Solutions. Firmy Digi Office a Navigo Solutions spojily své síly a přichází s uceleným řešením, které dokáže pokrýt kompletní IT potřeby celé…
Efektivní správa, podpora a digitalizace na jednom místě.
Stejně jako ve všech ostatních oborech, i v architektonických kancelářích narůstá potřeba zefektivňovat IT. O možnosti mít vše na jednom místě a maximálně jednoduché jsme mluvili s Jaroslavem Látalem z Digi Office a Jaroslavem Kubošem z Navigo Solutions.
Firmy Digi Office a Navigo Solutions spojily své síly a přichází s uceleným řešením, které dokáže pokrýt kompletní IT potřeby celé kanceláře. Co bylo motivací pro tento krok?
Jaroslav Kuboš: Šlo nám primárně o to zareagovat na potřebu, s kterou se stále víc setkáváme – tedy mít všechno z jednoho místa, maximálně jednoduché a zajistit servis ve všem, co architektům pomůže získat čas na jejich vlastní odbornou práci. V reálu je sice všechno kolem druhořadé, ale musí to fungovat, protože jinak jim to brání v plnohodnotné práci. Tím vůbec nezpochybňuji, že by si architekt nemohl projít grafické karty a vybrat tu správnou, nebo spočítat stav zakázky v Excelu. Jenže ve chvíli, kdy firma začne dělat něco, co není jejím primárním zájmem, tak se na tom zbytečně vyčerpává a začne ji to pohlcovat.
Jaroslav Látal: A jde taky o centralizaci podpory, kdy zkušený IT pracovník pokryje všechny oblasti pomoci. To je pro architektonické studio velká výhoda, protože nemusí přemýšlet, když mu něco nebude fungovat, jestli má volat na technickou podporu Naviga nebo technickou podporu HP nebo Microsoftu. Jednoduše zavolá IT firmu a ta se o to postará. A když bude potřeba, dořeší vše sama s partnerskými firmami.
Jaké konkrétní oblasti tedy společně pokrýváte?
Jaroslav Látal: V rámci Digi Office se o klienty dokážeme postarat komplexně formou outsourcingu, tedy převzetím celého IT. To znamená hardware a software, síťová infrastruktura, bezpečnost, podpora uživatelů a strategické plánování. Podstatnou část firemního IT řešíme v rámci cloudového Microsoft 365 a pro architekty samozřejmě v Navigu.
Jaroslav Kuboš: Navigo3 je software, který pokryje velkou část agendy firmy v rámci jednoho řešení. Primárně je určené pro ty, kdo potřebují finančně řídit jednotlivé zakázky nebo celé jejich portfolio, kdo chtějí mít pod kontrolou subdodávky, a hlídat termíny projektů. Využijí jej také ti, kdo hledají snadné vykazování práce nebo jednoduché vystavování faktur a mnoho dalších. Dovedeme ale nabídnout i výstupy pro vedení firmy, které často potřebuje pokročilé ekonomické vyhodnocení výsledků na úrovni projektu i celé firmy. Naše působnost pak není vázaná na lokalitu a jsme dostupní po celé ČR i v zahraničí.
Podle jakých kritérií si vybrat společnost, která má architektonickému studiu zajistit IT řešení?
Jaroslav Látal: Určitě je potřeba, aby IT firma a její technici měli zkušenosti z architektonických kanceláří. Je dobré znát terminologii, kterou architekti používají, a rozumět procesům, které u nich probíhají. Díky tomu může IT firma ve správnou chvíli poradit s technickým řešením a nečekat, až začnou uživatelé vnímat potřebu dělat něco jinak. Jinými slovy, vybírejte takovou firmu, která vám díky svým zkušenostem vyřeší problém dřív, než nastane.
Jaroslav Kuboš: Tady má Navigo3 s Digioffice velký průnik. Protože i z pohledu firemního informačního systému a řízení projektů je důležité, aby se v něm dalo plánovat tak, jak architekti potřebují – podle stupňů projektové dokumentace, různých fází a etap. Z našich zkušeností také architekti oceňují, že známe ekonomiku jejich projektů, víme, jak fungují termíny a řada dalších věcí.
Architektonická kancelář je do jisté míry podobná běžné firmě, v čem se ale její nároky na IT řešení a projektové řízení liší?
Jaroslav Látal: Jsou tam jistá specifika. Běžní uživatelé sedí celý den u Outlooku a webového prohlížeče, ale architekti využívají ke kreslení a renderování výkonnější hardware se specifickými grafickými kartami. Také pracují se specializovaným software, jako je například Autodesk, Sketchup nebo V-RAY. A v neposlední řadě editují větší soubory, takže se hodí lokální úložiště a rychlá síť. To vše musí brát technik v potaz při návrhu a správě IT prostředí.
Jaroslav Kuboš: Co se firemního informačního systému týká, tak architektům velmi usnadňuje práci, když nemusí používat ve firmě několik nástrojů, ale mají všechno na jednom místě. Místo toho aby vykazovali v jednom software, faktury vedli v druhém, do třetího si ukládali důležitou komunikaci na projektu a celé to dohromady lepili v Excelu. Co se týče specifik oboru, je to napojení na úřady, které nebývá v jiných oborech tak silné a z kterého plynou různé dílčí termíny vyjadřovaček, a to je potřeba respektovat. Dalším specifikem, po kterém je poptávka, je rozpad zakázek na stupně projektové dokumentace, kdy si je může zákazník objednávat postupně. Je tedy důležité mít zisk, nebo alespoň minimalizovat ztrátu už od studie, pro případ, kdy tím zakázka končí.
Ještě mě napadá – co třeba takový vývoj vlastního firemního systému na míru?
Jaroslav Kuboš: Tím jsme se dostali zase k otázce, co si dělat sám a co raději outsourcovat. Samozřejmě že se s tím občas potkáme. Vývoj software ale není jednoduchá disciplína, i po pětadvaceti letech v oboru mě občas dokáže překvapit. Kolega na to má příměr, že původní časový odhad máte násobit dvěma a převést na vyšší časovou jednotku. Z jednoho měsíce jsou pak dva roky. A to jsou nejen peníze, ale také pozornost a čas. Do vývoje vlastního sytému bych se jako architekt pustil leda v případě, že chci změnit obor na informatiku. Dostatečným mementem budiž to, jak dopadl nový stavební portál.
Jaroslav Látal: U vývoje na míru je třeba být velmi opatrný na kontinuitu vývoje a závislost na konkrétních vývojářích. Souvisí s tím ale třeba i zaškolení nového architekta, když máte nějaké své řešení na míru, tak je to vždycky složitější, než když řeknete: jo, máme tady Microsoft 365, takhle máme poštu, tady máme soubory na NAS, informační systém máme Navigo. Celá věc se pak dost usnadňuje, protože s velkou pravděpodobností už tenhle systém bude znát z předchozí práce. Oproti tomu, když budete mít software na míru, budete ho muset poměrně složitě proškolovat a učit nové věci.
Současnými trendy jsou digitalizace a automatizace, jak konkrétně s nimi můžete architektonickým kancelářím pomoci?
Jaroslav Látal: Hlavní principy digitalizace, kdybych to měl zjednodušit, zahrnují pochopení firmy, fungování jejích procesů a toků informací, zbavení se papírů, automatizací rutinních činností a získání těch správných informací ve správný čas. Klíčové je také zabezpečení dat a informačních systémů.
Jaroslav Kuboš: To je něco, co nás pojí. Navigo se snaží uživatelům usnadňovat práci tím, že obsahuje řadu funkcí a nahrazuje různé nástroje, které by byly ve firmě oddělené, vytahuje data bez toho, že je třeba někde musíte počítat. Říkáme tomu, že jsme tu pro ty, kteří potřebují z minima dat vytěžit maximum informací. Nemusíte tak dávat dohromady data z různých Excelů. Co se týče automatizace, tak máme řadu prvků – například pokud potřebujete automatizované schvalování dovolených. A samozřejmě Navigo je možné propojit s dalšími systémy, poskytujeme API a na některé účetní softwary už máme integrace standardizované.
Jaroslav Látal: A potom je tu umělá inteligence, která se dá v architektonických studiích velmi dobře použít – v individuálním využití jsou to jazykové modely Chat GPT nebo Google Gemini, které pomohou s hledáním informací například při hledání normy a nějakého postupu nebo dokáže udělat vizuální inspiraci. Dále jsou k dispozici Microsoft 365 Copilot nebo Google Gemini pro Workspace, jejichž výhodou je zabezpečené napojení na firemní prostředí, jako jsou dokumenty, komunikace a office nástroje. A třetí je pomocník v odborných nástrojích, například v Cadu, tam se předpokládá obrovský vývoj, kdy architekt bude s AI asistentem spolupracovat na tvorbě, což výrazně zrychlí práci. Tyto nástroje se velmi rychle vyvíjí a IT společnost by měla tento vývoj sledovat a průběžně své klienty informovat o funkcích, které se mu mohou hodit.
