Jako projektový manažer pravděpodobně doručujete projekty včas a v požadované kvalitě. Pokud však vaše reporty ukazují vysoký zisk, a přesto se firma potýká s nedostatkem prostředků na rozvoj, stali jste se obětí nejčastějšího manažerského klamu: ignorování režijní sazby. Bez ní totiž neřídíte byznys, ale vytváříte „Potěmkinovu vesnici“ úspěchu.
V profesionálním projektovém řízení není cílem pouze „splnit úkol“, ale zajistit ekonomickou udržitelnost celého ekosystému firmy. Každý projekt, na kterém pracujete, totiž spotřebovává zdroje, které v přímých nákladech nevidíte.
Neviditelný „batoh“ každého projektu
Většina projektových manažerů se soustředí na mzdové náklady týmu a subdodávky. To je však pouze vrchol ledovce. Pod hladinou se skrývají tzv. režijní náklady – nájem kanceláří, energie, licence za software, administrativa či mzdové náklady vedení.
Aby firma prosperovala, musí každá vaše fakturovatelná hodina na klientském projektu vydělat i na tyto „neviditelné“ položky. Představte si to jako batoh, který s sebou na každém projektu nesete: v něm je kousek nájmu, kousek sekretářky a kousek IT infrastruktury. Pokud tento batoh v rozpočtu projektu chybí, vykazujete zisk, který v reálném světě neexistuje.
Ekonomická realita: Rozdíl mezi vítězstvím a dotováním
Započtení režijní sazby do projektů zásadně mění optiku, kterou nahlížíte na své výsledky:
- Identifikace toxických projektů: Projekt, který se bez režie zdá mírně ziskový, se po jejím započtení může ukázat jako ztrátový.
- Strategické rozhodování: Data o režijní sazbě vám umožní se v budoucnu rozhodnout, který typ zakázky je pro firmu skutečně přínosný a který byste měli raději odmítnout.
- Transparentnost vůči vedení: Pomáhá vysvětlit, proč i při vysokém pracovním nasazení firma nemusí vykazovat očekávanou prosperitu.
Jak vzniká „férová“ hodinovka?
Výpočet režijní sazby není raketová věda, ale vyžaduje precizní data z účetnictví, nikoliv jen odhady z bankovního účtu. Klíčem je rozlišit mezi výdajem (jednorázový odliv peněz) a nákladem (např. odpisy investic v čase).
Pro projektového manažera je zásadní vzorec:
- Vezmou se celkové náklady firmy (včetně odpisů a administrativy).
- Odečtou se přímé náklady na zakázkové projekty.
- Zbytek (čistá režie) se vydělí počtem všech fakturovatelných hodin.
Výsledkem je částka, kterou Navigo nebo jiný systém automaticky přičte ke každé vykázané hodině práce. Tím se projekt začne okamžitě zatěžovat realitou.
Past jménem „Garbage In, Garbage Out“
Jako projektový manažer nesete odpovědnost za čistotu dat. Pokud váš tým poctivě nevykazuje veškerý čas nebo pokud se v systému míchají režijní a zakázkové projekty, výsledná analýza bude bezcenná.
Kritickým faktorem je také utilizace. Pokud lidé nemají dostatek projektové práce a tráví čas administrativou, režijní sazba na jednu fakturovatelnou hodinu drasticky roste. To je pro vás jasný indikátor neefektivity, který musíte řešit dříve, než projekt ekonomicky zkolabuje.
Od exekutivy k ekonomickému řízení
Započtení režijní sazby je pro projektového manažera přechodem od pouhého sledování termínů k plnohodnotnému ekonomickému řízení svěřených zdrojů. Je to proces, který vyžaduje pravidelnou aktualizaci (ideálně kvartálně), aby reflektoval aktuální stav firmy – nábory nových lidí nebo změny v nákladech na provoz.
Bez režijní sazby možná dokončujete úspěšné projekty, ale s ní skutečně budujete firmu.
Chcete zjistit, jak nastavit režijní sazbu přímo ve vašem Navigu, aby vaše projekty odrážely ekonomickou realitu? Rádi vám s tím v rámci odborné konzultace pomůžeme.
Naši konzultantku Silvii Hirtovou můžete kontaktovat na telefonu +420 603 853 531.
