Propojení firemních systémů s Navigem – integrace
Přenášejte informace mezi vašimi firemními systémy! Navigo po technické stránce umožňuje propojení s ostatními systémy používanými ve vaší firmě tak, aby mezi nimi protékaly informace.
Propojení systémů není součástí Naviga, vyžaduje samostatné IT práce a platí se samostatně. Můžete si je nechat realizovat různými způsoby a spojit s dalšími řešeními. Více informací zde.
Existují také speciální typy integrací, které pracují s daty z Naviga a zase je do něj v určitých výstupech vrací, což vyžaduje naprogramování a dlouhodobou údržbu. Jedná se například o souhrnné hodnocení subdodavatele nebo generování vlastního čísla projektu.
Jaké jsou výhody integrace?
Díky propojení vašich systémů s Navigem můžete vytěžit řadu cenných informací, aniž byste museli data zadávat opakovaně.
Integrace je software, který běží dlouhodobě a nahrazuje opakovanou lidskou práci, čímž může ušetřit finance i čas. Eliminuje také chybovost způsobenou lidským faktorem. Má také svoje nevýhody, s kterými je nutné se před rozhodnutím o jejím zřízení seznámit.
S jakými systémy lze Navigo propojit?
Navigo lze propojit prakticky s kterýmkoliv systémem – například s účetním softwarem, ERP, CRM, docházkovým systémem apod. Tato propojení mohou být různě složitá v závislosti na vašich požadavcích, ale i možnostech konkrétních systémů.
Protože Navigo má v sobě zabudované některé funkce, které mají i jiné systémy, například evidenci docházky, vystavování faktur, CRM apod., bude na vašem uvážení, jestli budete používat systémy třetích stran a necháte je připojit pomocí integrace k Navigu, nebo využijete funkce přímo v něm.
Jaké typy propojení si můžete objednat?
- přenášení faktur z/do Naviga
- přenášení úhrad faktur z/do Naviga
- získávání informací z docházkového systému
- napojení na jiný informační systém
- jiný typ nestandardní funkcionality (například při založení projektu v Navigu se založí automaticky složka na sdíleném disku, apod.)
Potřebuji integraci?
Integraci využijete v případě, že máte velké množství informací a jejich pravidelné ruční přepisování do Naviga by pro vás bylo časově nebo finančně náročné. Za vytvoření, údržbu a provozování integrace zaplatíte, je tedy nutné velmi pečlivě uvážit, zda vám skutečně přinese velkou úsporu lidské práce. Je nutné vzít v potaz i to, že provoz a údržba integrace může vyžadovat spolupráci na vaší straně a vytěžovat vám tak pracovní kapacity.
Ačkoliv se tedy může zdát, že automatický přenos dat je velmi efektivní, nemusí být vhodný pro každého. Důvodem může být velká variabilita firemních procesů, potřeba kontroly při přepisu, ekonomické důvody plynoucí z nákladů za vytvoření, provoz a údržbu integrace, zesložitění firemní infrastruktury. Pokud jsme přesvědčeni, že pro vás integrace není vhodná, řekneme vám to.
Velmi zákazníkům doporučujeme, aby nejprve začali využívat samotné Navigo a vyzkoušeli si jeho funkcionalitu, často se teprve na základě toho mohou relevantně rozhodnout, zda je pro ně propojení systémů vhodné a přinese skutečně zefektivnění práce.
V čem integrace spočívá?
Integraci si lze jednoduše představit jako postavení můstku mezi dvěma programy tak, aby se přes něj mohly přelévat informace jedním, nebo oběma směry. Vybudování takového můstku spočívá ve vytvoření software, který oba programy propojí. Protože systémů používaných ve firmách je velké množství a každý má jiné technické parametry, vyžaduje jejich propojení s Navigem různá technická řešení. Propojují se například skrze API, databázi, souborový systém nebo další technické prostředky.
Jak moc je propojení systémů automatické?
Vaše systémy můžeme s Navigem propojit několika různými způsoby. Toto propojení pak poběží buď zcela automaticky, poloautomaticky nebo pomocí ručně provedeného importu/exportu, tak jak ho znáte z jiných programů.
Jaký typ integrace zvolíme, závisí jednak na technických možnostech vašich systémů (například tzv. krabicové účetnictví nemusí mít možnost automatického připojení a umožňuje jen ruční import/export), nebo také na tom, jak velkou kontrolu chcete mít nad procesem přenášení informací (například můžete chtít v průběhu přesunu faktur z účetnictví do Naviga tento přesun jednotlivě schvalovat, což vyžaduje ruční import apod.)
Informace se u plně automatických integrací obvykle nepřenášejí do Naviga v okamžiku zadání do vašeho systému, ale v nastavených intervalech (např. každou hodinu, den, jedenkrát týdně apod.)
Jak dlouho bude celý proces trvat?
Vytvoření integrace trvá v závislosti na jejím rozsahu od jednoho měsíce do půl roku. Integraci můžete využívat i po částech, například jakmile provedeme propojení vašeho účetního systému s Navigem, můžete s tím začít pracovat a není nutné čekat, až napojíme další systémy.
Proč je integrace placená?
Integrace musíme vytvořit každé firmě na míru. Je to proto, že každá firma používá jiné firemní systémy a programy s odlišnými možnostmi propojení, a proto nejde integrace jednou napsat a používat opakovaně pro každou firmu. K tomu se přidávají nejrůznější požadavky zákazníka a také variabilita způsobů použití Naviga.
Vytvoření, provoz a údržba integrací zahrnuje kromě zajištění technické infrastruktury (např. náklady na provoz serveru nebo přenesená data), také celou řadu dílčích prací. Je třeba zapojit analytika, programátora, testera a konzultanta. Náklady na jejich práci je nutné uhradit.
Co od vás budeme potřebovat?
Je třeba počítat s tím, že budeme potřebovat přístupy do vaší infrastruktury (vzdálený přístup, oprávnění apod.) V součinnosti s vaším IT oddělením bude třeba rozhodnout, kde integrace poběží. První variantou je, že poběží na našem integračním serveru, pak potřebujeme přístup k vašim interním systémům (VPN, SSH, blokování IP/port, apod.) V druhém případě může běžet na vašem firemní serveru, pak musíme mít přístup k API Naviga. Zde je na vás, abyste zajistili veškerou součinnost vašich IT pracovníků a pracovníků třetích stran.
Postup vytvoření a zprovoznění integrace
Podrobné informace naleznete v dokumentu Doplňková řešení – jak postupujeme. Zde zmíníme pouze specifické informace, které se týkají integrace, nad rámec obvyklého procesu.
1. krok – Základní konzultace
Nejdříve s vámi náš konzultant probere záměr v obecné rovině. Zhodnotíme vaše představy, technické možnosti vašich systémů, rámcové cenové nároky i časovou dotaci. Pomůžeme vám vyhodnotit, zda je pro vás řešení vhodné a vyplatí se vám. Tato základní konzultace je zdarma.
2.krok – Analýza
Při analýze od vás zjistíme, které systémy chcete s Navigem propojit, jaké informace, v jakém formátu, jakým směrem a jakým způsobem se budou přenášet. Také nás bude zajímat, jaká bude míra automatizace a jak se budou řešit chybové stavy. Probereme specifika druhého systému, se kterým se Navigo propojuje. V této fázi se vyzkouší spolupráce s vaším IT případně třetí stranou, což naznačí, zda bude budoucí implementace fungovat. Tento krok je hrazený.
3. krok – Realizace a spuštění integrace
Nejprve vytvoříme skripty nebo program pro propojení systémů, které postupně testujeme.
Potom si nanečisto (obvykle v testovacím prostředí) vyzkoušíte, jak propojení vašich systémů s Navigem funguje. Otestujete například, jestli se vám správně přenáší faktury nebo informace o docházce do Naviga a jakým způsobem to probíhá. Pokud se vážné chyby vyskytnou až za provozu, může být náprava obtížná, v některých případech dokonce nemožná. Proto věnujte kontrole maximální úsilí.
Je ale obvyklé, že některé problémy odhalí až reálný provoz. Například přijde faktura, která chodí jednou ročně a pro kterou je potřeba přidat speciální pravidlo. Obvykle se do několika měsíců všechny potíže vychytají a provoz je pak bezproblémový.
4. krok – Provoz a údržba integrace
Integrace je řešení, které má fungovat dlouhodobě. Platba za provoz zahrnuje hosting, monitoring a zálohování. Bude také nutné ji servisovat. Důvodem je především to, že IT se stále vyvíjí a systémy, s kterými integrace Navigo propojuje, se mohou měnit. Například banka změní formát výpisu, váš IT pořídí novou verzi operačního systému nebo účetnictví apod. Většina těchto faktorů je externích a nejsme schopni je ovlivnit. Může dojít také ke změnám ze strany Naviga, a to z důvodů vylepšování a zkvalitňování systému. Tyto změny jsou sice výjimečné, ale je třeba počítat i s nimi; pokud bychom je neprováděli, systém bude zastarávat a přestane vyhovovat vašim potřebám.
Proto s těmito náklady počítejte a integraci si objednejte především v případě, že vám šetří netriviální finanční prostředky a bude pro vás ekonomické vynaložit prostředky i na údržbu. Je také důležité, abyste měli pod kontrolou IT oddělení nebo IT třetí strany, aby v případě změn bylo možné rychle a efektivně zkoordinovat jejich práci s námi.
S výsledným programem máte možnost libovolně disponovat, máte všechna práva k jeho dalšímu využití v rámci obvyklé licence. Můžete požádat o jeho zaslání. Navigo Solutions má program zálohován.
Kolik integrace stojí?
U integrace budete hradit zvlášť analýzu, vývoj, provoz a údržbu.
Typicky se cena za analýzu pohybuje od 5.000 Kč do 20.000 Kč a vývoj od 20.000 Kč do 100.000 Kč, v závislosti podle počtu integrovaných systémů a jejich technických možností.
Provoz integrace se platí paušální částkou vypočtenou dle následujícího vzorce:
(Slovy: patnáct procent ceny vytvoření v aktuálně platných cenách ročně, rozdělené do 12 plateb; pokud se původní řešení rozšiřuje dalšími objednávkami, počet hodin pro výpočet měsíčního poplatku za provoz se sčítá.)
Údržbu budete hradit na základě odvedené práce, a to podle hodinové sazby. Platí se každá započatá půlhodina.
V případě, že se vyskytne chyba, vyhrazujeme si právo řešit a účtovat tuto práci do výše maximálně pěti hodin měsíčně, aniž bychom vás o tom museli dopředu informovat. Tento mechanismus máme zavedený proto, že u drobných oprav, které lze provést v rámci těchto pěti hodin, by docházelo ke zbytečné administrativní zátěži na vaší i naší straně. Jednoduše řečeno, domluva a celý proces odsouhlasení opravy by zabraly více času, než vlastní oprava.
Kdykoliv v průběhu těchto pěti hodin – tedy někdy hned na začátku, jindy po čtyřech hodinách práce – se může ukázat, že oprava bude vyžadovat větší časovou dotaci. Jakmile tedy zjistíme, že by oprava měla překročit pětihodinový časový limit, budeme vás neprodleně informovat a domluvíme si předpokládaný rozsah práce a odhadneme cenu.
Pokud trváte na odsouhlasení každé hodiny navzdory výše zmíněnému, musíte nám to explicitně říct a je třeba počítat s prodlevami v řešení, které budou způsobeny schvalovacím procesem na vaší straně.
V případě velkých implementací budeme fakturovat průběžně na základě odsouhlasené práce, u malých jednorázově na konci. U malých částek za údržbu a provoz fakturujeme blokově, a to čtvrtletně, půlročně nebo ročně.
Provoz integrace, tedy provoz programu, který propojuje Navigo s vašimi firemními systémy, není totéž, co provoz Naviga, a platí se zvlášť.
Tento provoz zahrnuje především hosting, monitoring a zálohování.