Režijní sazba ovlivňuje firmu možná více než si myslíte. V tomto článku si posvítíme na několik efektů, které jsou s jejím nastavením spojené.
Navigo podporuje rozpouštění režijních nákladů firmy do jednotlivých projektů formou režijní sazby. Co vše ale do režijní sazby patří, nemusí být na první pohled zřejmé. A jak zásadně může její hodnota ovlivnit výkon firmy, to už vůbec ne. Přesto může a to zásadně!
Tento článek je vhodný nejen pro vedení firem, ale také pro každého pracovníka, který při práci rád přemýšlí v širším kontextu.
Smysl režijní sazby
Režie jsou náklady firmy, které přímo nesouvisí s projekty. Například nájem prostor, energie, investice do nástrojů, plat ředitele, HR a sekretářky, káva v kuchyňce, atd.
Pokud se na projektech projevují jen platy zúčastněných zaměstnanců a externí náklady (subdodávky), vypadají jejich výsledky skvěle. Obchodníci pak mohou projekty prodávat levněji než konkurence. Zdá se, že zisk firmy z každého projektu je dostatečný. Všichni jsou hrdí a spokojení.
Toto trvá přesně do chvíle, kdy se za nějaké období (měsíc, čtvrtletí, rok) sečtou ekonomické výsledky jednotlivých projektů a od nich se odečte režie. Výsledky bývají často nevalné. Bohužel se tato matematika většinou ukazuje mimo dohled běžných zaměstnanců. Proto také u projektových manažerů může docházet k rozčarování: „Všechny moje projekty jsou ziskové, u kolegů je to stejné a vy mi tvrdíte, že jsme ve ztrátě!“
Smyslem režijní sazby je předejít této situaci. Vezmou se všechny měsíční režijní náklady firmy a ty se podělí počtem hodin, které zaměstnanci vykazují na projekty. Každá hodina práce je tak zatížena malým kouskem režií odpovídajícím tomu, že zaměstnanec má své místo na pracovišti, je tam teplo, může si zajít na toaletu, má pracovní nástroje,… Tím se náklady na projektu přibližují opravdovým nákladům firmy na něj. Výsledek všech projektů se tak blíží skutečnému zisku, který z nich firma má. A současně odpovídá i zisku firmy – tedy pokud odpočítáte všechny případné ztrátové projekty, které je potřeba sanovat…
Obchodování
Pro obchodníky je lepší co nejmenší hodnota režijní sazby. Projektoví manažeři z ní vychází při zpracování předběžného rozpočtu projektu, obchodník přihodí rozumnou marži a pošle zákazníkovi. Ten si určitě vybere zrovna naši nabídku, protože je nejnižší. Super práce, firma je zavalena objednávkami! Projektový manažer pak projekt dobře uřídí a marži udrží. Paráda, to budou vánoční bonusy! Bohužel se před Vánocemi zjistí, že bonusy nebudou, protože marže z příliš levně prodaných projektů nedokážou pokrýt náklady firmy. Nálada ve firmě jde ke dnu.
Pokud se použitá sazba přiblíží k realitě, obchodníci se více zapotí a spoustu projektů ani nezískají. A to může být dobře! Jaký smysl má pracovat na projektech, o kterých se ví, že budou ztrátové, už v době uzavírání kontraktu? Žádný.
Pokud je na druhou stranu režijní sazba příliš vysoká, je možné, že obchodníci nebudou schopni přinášet firmě práci. Jestliže však odpovídá režijní sazba realitě, pak firmě nezbývá, než začít na režiích šetřit.
Vliv na plánování
Správná hodnota režijní sazby se projeví také při plánování,. Zvláště důležité je to v případech, kdy máte od zákazníka fixní cenu, do které se musíte vejít. Již před zahájením projektu tak víte, na kolik hodin práce jsou k dispozici peníze. A co když je to méně, než byste potřebovali?
Je hloupost si myslet, že projekt, na který je potřebných 100 člověkodní práce, se dá stihnout za 50 dní. Jsem ale přesvědčen, že se většinou dá stihnout za 80 nebo 90 dní, pokud se o tomto omezení ví dopředu. Projektový manažer a výkonní pracovníci nejlépe vědí, kde se dá ušetřit čas, aniž by to ohrozilo celkovou kvalitu projektu. Pokud tedy mají dostatek informací hned od začátku projektu, určitě nějaký způsob vymyslí. Výsledek pak nebude dokonalý, ale prostě dobrý. A to většinou stačí.
Jen je potřeba, aby dotyční zaměstnanci měli vždy a včas pro své rozhodování dostatek informací. A k tomu patří i přesná informace o tom, jaká je režijní sazba. Nebojte se proto režijní sazbu nastavit realisticky a nechat s ní celou firmu průběžně žít. Během roku padne ze strany zaměstnanců spousta drobných rozhodnutí, která budou díky dobré informovanosti dělána ve správném kontextu. Je to rozhodně lepší varianta než překvapení na konci roku.
Co všechno je režie?
Co se typicky do režie započítává, jsem už zmínil výše. Je to ale vše? Existují však položky, které se dost často do režie dopředu nezapočítávají: prémie zaměstnanců, investice, školení, atd. Tyto výdaje se většinou řeší až ve chvíli, kdy je jisté, že firma vygenerovala zisk.
Přesně tyto položky ale dělají z běžné firmy skvělou a z běžného zaměstnavatele skvělého. Nestálo by za to na ně celý rok mířit? Pokud je totiž (alespoň částečně) zahrnete do režijní sazby, pak vlastně všem zaměstnancům vzkazujete: „Pokud i s takto zvýšenou režijní sazbou dokážete udržet projekty v zisku, pak na konci roku dostanete prémie a budeme si moci dovolit vám koupit nové nástroje, vylepšit prostředí, …“
Buďte otevření a vaši zaměstnanci to pochopí.
Závěr
Režijní sazba je jen jeden z mnoha parametrů řízení projektové firmy, ale jak je vidět, může mít na její chod dalekosáhlé důsledky.
