Doplňková řešení – jak postupujeme

Tento článek je napsaný tak, aby vám srozumitelným jazykem poskytl veškeré potřebné informace k našim postupům a službám, současně splňuje náležitosti Všeobecných obchodních podmínek a slouží také jako interní materiál, podle kterého se řídí naši zaměstnanci. U pasáží označených symbolem § se jedná o sdělení, která jsou povinnou položkou každých VOP, zahrnují například informace o sídle firmy, GDPR apod.

Co je těmito Podmínkami 2 řešeno?

V celém tomto dokumentu shrneme naše podmínky, které určují, co všechno je nutné k tomu, abychom Vám zřídili Doplňkové řešení a zajistili jeho provoz. Jinak řečeno, tyto Podmínky 2 upravují postupy, resp. vzájemná práva a povinnosti, která vzniknou v souvislosti s uzavřením Smlouvy o poskytování Doplňkových řešení Navigo3 mezi Navigo Solutions a Vámi jako zájemcem o tyto služby.

Pokud si objednáváte některé z našich Doplňkových řešení, musíte již mít smluvené využívání našeho systému Navigo3, které se řídí Podmínkami 1. To je totiž podmínkou pro možnost objednání Doplňkového řešení. Doplňkové řešení (Propojení firemních systémů s Navigem, Jednorázový přesun dat, Zákaznická konfigurace) není součástí systému Navigo3, jedná se o Váš na míru vytvořený software.

Co se platí?

Veškeré náklady spojené s Doplňkovým řešením nesete Vy. Hradí se zřízení, provoz, údržba, podpora atd., včetně oprav jakýchkoliv chyb objevených v pozáruční době.

Pracovníci naší podpory se Vám budou snažit v komunikaci připomínat, že se Váš dotaz týká Doplňkového řešení a službu kompletně hradíte. Pokud to však neudělají, může se to stát nejčastěji proto, že se snaží především vyřešit Váš problém, nevyvazuje Vás to z povinnosti níže popsané uhradit.

Protože Doplňková řešení mohou znamenat v závislosti na typu a způsobu provedení technicky i organizačně náročné kroky, máme nastavené procesy, podle kterých postupujeme.

Jaká Doplňková řešení nabízíme?

V současné době nabízíme tato Doplňková řešení:

Jednorázový přenos dat z Vašich firemních systémů do Naviga (dále jako „migrace“), blíže popsaný v Příloze č. 1 těchto Podmínek 2;

Dlouhodobé Propojení firemních systémů s Navigem (dále jako „integrace“), blíže popsané v Příloze č. 2 těchto Podmínek 2;

Zákaznická konfigurace v podobě např. prací pro využívání API, reportů, šablon dokumentů, úprav tiskových výstupů, vlastních polí (dále jen „zákaznická konfigurace“), blíže popsané v Příloze č. 3 těchto Podmínek 2.

Jak si Doplňkové řešení objednat?

Stačí se s námi domluvit, kontaktujte prosím našeho konzultanta nebo podporu. Ústní dohoda, akceptace nabídky se považují za Smlouvu o Doplňkových řešeních a na vzájemná práva a povinnosti v nich neupravená dopadají tyto Podmínky 2.

Kdo Doplňková řešení na míru vytváří a garantuje?

Doplňková řešení nemusíme vždy vytvářet přímo my, ale partneři v režimu subdodavatelů, se kterými máme podepsanou Smlouvu o mlčenlivosti (NDA). Navigo Solutions ale celý proces zaštiťuje a garantuje. Nemusíte se tedy obávat, že v případě jakýchkoliv problémů zůstanete bez pomoci.

Jaká je cena za Doplňková řešení?

Oddělujeme zvlášť cenu za a) Analýzu, cenu za b) Naprogramování a spuštění Doplňkového řešení, cenu za c) Provoz a údržbu, za d) Veškerou komunikaci, pomoc podpory a odstraňování průběžně vzniklých chyb. Cena Analýzy i Naprogramování a spuštění je určována složitostí a rozsahem celého procesu. Cenu mohou zvyšovat nepředvídatelné okolnosti.

Pokud v průběhu práce zásadně změníte zadání, počítejte s tím, že zaplatíte i tu práci, kterou jsme udělali na základě předchozí domluvy. Totéž platí i v případě, že budou nastávat časové prodlevy v komunikaci a dodávání potřebných informací a podkladů z Vaší strany. Současně se ale můžete spolehnout, že se Vám budeme snažit maximálně pomoci už ve fázi Analýzy, abyste všemu rozuměli, zadání definovali co nejlépe a nedocházelo k jeho změnám.

U všech Doplňkových řešení se údržba, podpora a opravy chyb hradí hodinovou sazbou na základě odvedené práce, přičemž se hradí každá započatá hodina. V případě propojení systémů (integrace) se platí nejen vytvoření, ale i provoz a údržba. Ve specifických případech se cena stanovuje jinak, například za přenesený doklad.

Jak probíhá platba?

Platba může proběhnout ve dvou režimech, předem se domluvíme, který z nich je pro Vás vhodný:

Hodinová sazba (Time and Material) – zaplatíte za vykázaný počet hodin. Počty odpracovaných hodin Vám budeme hlásit v dohodnutém intervalu (ideálně jednou týdně) ke schválení. Současně Vás budeme průběžně informovat o stavu celého procesu a budeme se domlouvat na dalším postupu.

Pevná cena (Fixed price) – odhadneme časovou náročnost dopředu a v rámci takto dohodnuté ceny odvedeme práci na Doplňkovém řešení bez ohledu na to, zda nám zabere více či méně času, než činil odhad. Cena se změní pouze v případě, že změníte požadavky, případně se objeví okolnosti, které jsme nemohli předvídat (ve Vašich datech jsou chyby, Vaše firemní procesy jsou složitější, než nám bylo prezentováno, apod.).

V případě velkých implementací Doplňkových řešení budeme fakturovat průběžně podle odsouhlasené práce, u malých jednorázově na konci.

Aktuální ceník je vždy k dispozici na webových stránkách www.navigo3.com, ceny v něm jsou uvedeny bez DPH.

Jak budeme postupovat?

1. krok – Základní konzultace

a) V rámci diskuze o zavedení Naviga s Vámi budeme mluvit o tom, zda a jak do něj přesunout Vaše stávající data, jaké používáte firemní systémy a zda je budete chtít s Navigem propojit, případně jaké další Zákaznické konfigurace požadujete. Dáme Vám jasnou informaci, zda se Vám využití některého z Doplňkových řešení vyplatí, nebo ne. Stejně tak, když budete Doplňkové řešení zvažovat později, v průběhu provozu Naviga.

Na základě této konzultace se rozhodnete, zda máme provést podrobnou analýzu. K tomu stanovíme její rámcovou cenu a termín provedení.

2. krok – Analýza

a) Kvalitní analýza je nesmírně důležitá. Stejně důležitá jako plány pro výstavbu budovy. Bez nich vzniká řada chyb, které budou následně vyžadovat nákladná řešení. Proto klademe na pečlivou analýzu zvláštní důraz.

b) Podle stavu a množství Vašich dat nebo systémů může být analýza různě rozsáhlá, od toho se také odvíjí její cena. Díky analýze budete znát stav svých dat a technické možnosti firemních systémů. Tyto výsledky můžete využít, i pokud se rozhodnete zadat vytvoření Doplňkového řešení třetí straně.

c) Během analýzy budeme potřebovat Vaši spolupráci, budeme si upřesňovat a doplňovat informace. Je velice důležité, aby i Vaše IT oddělení nebo třetí strana poskytovala podrobné a přesné informace. Jakákoliv nepřesnost nebo nedostatečná informace pro Vás může znamenat dodatečné finanční náklady.

d) Pozor – analýza vždy popisuje aktuální stav Vašich dat. Pokud si ji necháte zpracovat a implementaci odložíte na později, může se stát, že dojde k dílčím změnám, například upravíte procesy ve firmě, u Vašich systémů se změní API, nastanou legislativní změny apod. To všechno může vyžadovat nová upřesnění v analýze.

e) Celý návrh řešení shrneme do dokumentu Analýza. Ten bude obsahovat popis toho, jak má výsledné Doplňkové řešení fungovat a jak bude časově náročné. Bude v něm uveden harmonogram pro naprogramování a spuštění Doplňkového řešení a také předběžná cena. V ceně Analýzy jsou dvě kola připomínkování, proto kontrolu proveďte velice pečlivě a připomínky koncentrujte do jednoho balíku. Předejdete tím zbytečnému zvyšování nákladů za vícenásobné úpravy. Dokument Analýza společně odsouhlasíme a případně podepíšeme.

f) V této fázi uhradíte práce na Analýze, a to po jejím odsouhlasení, případně podle domluvy.

g) V případě, že Vám výsledek Analýzy bude vyhovovat, můžete si objednat naprogramování Doplňkového řešení. Součástí nabídky je i termín dodání.

3. krok – Naprogramování a spuštění

a) Nyní přistoupíme k naprogramování objednaného Doplňkového řešení, kde postupujeme podle schváleného dokumentu Analýza. Navzdory maximální pečlivosti, kterou každé analýze věnujeme, mohou i v této fázi vzniknout doplňující otázky.

b) Funkčnost řešení sami průběžně testujeme. Jakmile splňuje dané požadavky, požádáme Vás o kontrolu a testování na kopii Vašich dat. Opět je důležité připomínky koncentrovat do jednoho balíku, v ceně naprogramování a spuštění máte dvě kola testování; při vícenásobném připomínkování a testování budete každé další kolo hradit, a zvyšujete tak cenu svého Doplňkového řešení.

c) V případě, že nám potvrdíte funkčnost, přeneseme Doplňkové řešení do Naviga, které používáte ve Vaší firmě, a můžete je začít používat. Tím současně finálně ověřujete správné fungování. Potvrdíme si předání a v případě zájmu Vám předáme zdrojové kódy.

4. krok – Provoz, údržba, podpora a opravy chyb

Vytvořená Doplňková řešení je třeba udržovat aktuální a funkční. Nutnost údržby vyplývá z toho, že svět IT se rychle mění, a tomu je zapotřebí přizpůsobovat software, který ztrácí svou funkčnost. Znamená to, že při nejrůznějších změnách se musí upravit i vytvořené Doplňkové řešení. Například účetní program, ze kterého stahujeme faktury, změní jejich formát. Banka změní způsob, jakým se stahují informace o platbách. Bude potřeba přejít na novou verzi Windows. Nebo se změní integrační funkce v Navigu. Těmto situacím se nelze vyhnout. Pokud u nás Doplňkové řešení máte, předpokládáme, že ho chcete udržet v chodu, a proto záležitosti neodkladné povahy řešíme okamžitě a Vy počítáte s tím, že je hradíte podle našeho ceníku.

Předmět smlouvy – Co si dále podrobně sjednáváme?

Co budeme potřebovat od Vás?

Pro usnadnění komunikace a rozhodování požadujeme od Zákazníka stanovení „styčného důstojníka“ s dostatečnými pravomocemi. Ideálně se jedná o provozního ředitele nebo projektového manažera, který má kompetence například získat informace z IT oddělení nebo od třetí strany.

Hlavně v počátku celého procesu budeme mít řadu otázek na požadovaný výsledek, procesy Vaší firmy, data, ostatní systémy a přístupy k datům. Čím lepší a přesnější informace nám poskytnete, tím bezproblémovější bude realizace. Protože zřízení Doplňkových řešení vždy závisí na vnitrofiremních systémech, zdůrazňujeme, že zodpovědnost za práci Vašeho IT oddělení nebo třetí strany nesete Vy. Pokud Vaše IT oddělení nebo třetí strana nejsou dostatečně součinní nebo neřeší problém na odpovídající odborné úrovni, musíme si účtovat ztracený čas a případné nápravy jejich práce. Jsou některé problémy, které není v našich možnostech řešit, protože se jedná o Vaše vnitrofiremní záležitosti, ke kterým nemáme plný přístup a dostatečnou hloubku znalostí, jak to u Vás funguje. Vždy poskytneme maximální součinnost, ale jejich řešení zůstává na Vaší straně.

V průběhu celého procesu budeme mít kontrolní schůzky, na kterých probereme aktuální stav, potíže nebo věci, na které se čeká.

Jak se budeme setkávat?

V komunikaci s Vámi jednoznačně preferujeme online schůzky. Snažíme se tím šetřit přírodu a nakládat zodpovědně a ekonomicky s Vaším i naším časem, a tedy i financemi. Máme ověřeno, že online setkání jsou vysoce efektivní a plnohodnotně nahrazují osobní setkání. Pokud i přesto na osobních setkáních trváte, rádi Vám vyjdeme vstříc, jen je třeba počítat s úhradou cesty našeho specialisty, a to včetně času stráveného na cestě.

Jak dlouho bude vytvoření Doplňkového řešení trvat?

Tato doba se odvíjí od rozsahu práce na Doplňkovém řešení. U malých a jednoduchých řešení může celá operace trvat v rámci několika málo dnů, u větších dva měsíce, u velmi rozsáhlých obvykle do šesti měsíců. Tento čas ovšem není míněný jen jako čas pro naši práci, ale zahrnuje veškeré faktory – například Váš čas pro přípravu podkladů nebo čas ke zkontrolování vytvořeného Doplňkového řešení.

Čím aktivněji a bez prodlení budete spolupracovat, tím rychleji bude zvolené řešení připraveno k použití. Pokud máme dodržet námi slíbené termíny, očekáváme dodržení těch Vašich. Jestliže si budete dávat na čas, naše termíny se úměrně tomu posunou.

Co dělat, když Doplňkové řešení nefunguje?

Kontakt a přesný postup máte uvedený v Příloze č. 1 Podmínek 1.

Jak se řeší reklamace?

Chybu, kterou budete chtít reklamovat, je třeba podrobně popsat ve zprávě zaslané na kontaktní e-mail podpory včetně uvedení data, kdy se chyba vyskytla a kdy jste ji zjistili. Při určování, co je chyba (vada) dodaného Doplňkového řešení a co je nový požadavek, se vychází z dokumentu Analýza. Pokud Doplňkové řešení nefunguje, jak bylo popsáno v tomto dokumentu, jedná se o naši chybu a během prvních šesti měsíců po předání Doplňkového řešení ji opravíme v rámci reklamace zdarma. Opravy později objevených nebo nahlášených chyb již budeme účtovat.

Dále uvádíme příklady situací, na které se reklamace nevztahuje a které budou podléhat úhradě:
● Máte nový požadavek, který není uvedený v dokumentu Analýza.
● Objeví se chyba, kterou jste neodhalili během záruční lhůty.
● Doplňkové řešení nefunguje správně, protože jsme nebyli informováni o důležitých skutečnostech, které mají na fungování vliv.

Možnosti ukončení Smlouvy následný postup

Ukončení Smlouvy o poskytování Doplňkového řešení můžeme provést oboustrannou písemnou dohodou. Domluvíme si při tom, jak naložíme s již vytvořenou částí Doplňkového řešení a také jak zaplatíte již odvedenou práci.

Mohou nastat situace, že s námi nebudete dlouhodobě komunikovat, nebudete poskytovat potřebné informace a spolupráci nutnou k tomu, abychom mohli naprogramovat a spustit Vámi objednané Doplňkové řešení nebo je řádně udržovat v provozu. Případně se může stát, že nám nezaplatíte to, co jsme pro Vás udělali, a nenapravíte to, ani když Vás na to upozorníme. V takových případech máme právo Smlouvu o poskytování Doplňkového řešení ukončit. To proběhne tak, že Vám to písemně oznámíme a bude třeba, abyste nám uhradili dosud odvedenou práci a náklady za již vytvořenou část Doplňkového řešení nebo za jeho provoz, údržbu, podporu atd.

V případě, že dojde k zásahu tzv. „vyšší moci“, můžeme programování nebo provozování a údržbu Doplňkového řešení pozastavit nebo z naší strany ukončit. I když za situaci nemůžete, bude třeba, abyste nám i v takovém případě uhradili doposud odvedenou práci a náklady spojené s Vaším Doplňkovým řešením.

Může se stát, že se z organizačních nebo technických důvodů rozhodneme ukončit podporu Doplňkového řešení. V takovém případě se pokusíme zajistit kontinuitu tak, abyste je nadále mohli využívat. Např. Vám předáme zdrojové kódy, dokumentaci, spustitelné soubory apod. tak, abyste Doplňkové řešení mohli provozovat sami nebo s pomocí třetí strany.

Pokud dojde k ukončení Smlouvy o využívání systému Navigo3, automaticky zaniká i Smlouva o zřízení a používání Doplňkových řešení.