Proč projektový plán nikdy není jen o projektu? Na začátku to vypadá nevinně. Odevzdání práce se posune o dva týdny, úřad se nevyjádřil včas, klient chce ještě jednu úpravu. Projekt jede dál, tým pracuje, nikdo nestojí. Jenže někde v pozadí se začíná hýbat něco mnohem citlivějšího než harmonogram – firemní cash flow.
Projektový manažer je často vnímán jako člověk, který hlídá termíny, rozsah a kvalitu jednotlivých zakázek. Ve skutečnosti je ale jedním z hlavních hráčů finanční stability firmy a každý jeho krok může ovlivnit fungování celé firmy. Každý plánovaný příjem, každá subdodávka a každý posun termínu se totiž promítá daleko za hranice konkrétní zakázky.
Většina projektových položek není jistota, ale odhad.
Zásadní rozdíl je v tom, že většina projektových položek není jistota, ale odhad. Plánovaný příjem není faktura. Subdodávka není zaplacený náklad. Jsou to závazky v čase, které se teprve mají stát realitou. A právě čas je to, co rozhoduje. Firma může být zisková, ale zároveň krátkodobě bez peněz, pokud se příjmy opožďují a náklady běží podle plánu.
Projekty navíc neběží paralelně, ale sekvenčně. Hrubopis podmiňuje čistopis, čistopis schválení, schválení fakturaci. Jakmile se zasekne jedna fáze, automaticky se posouvají všechny další. To, co je z pohledu projektu „jen“ posun, je z pohledu firmy odklad příjmu, se kterým se počítalo třeba na výplaty nebo splátky.
Realita projektových firem je plná nepředvídatelných událostí. Námitky sousedů, zdržení na úřadech, změny zadání. Tyto situace nelze odstranit, ale lze s nimi počítat. Finanční plán s nimi nepracuje jako s chybou, ale jako s pravděpodobností. Odhady se průběžně zpřesňují a posouvají podle skutečného vývoje.
To, co je z pohledu projektu „jen“ posun, je z pohledu firmy odklad příjmu, se kterým se počítalo.
Projektový manažer má přitom v rukou několik pák, kterými může situaci výrazně ovlivnit. Rozložení fakturace do více milníků, včasná aktualizace termínů, hlídání návazností mezi fázemi nebo upozornění na rizikové posuny dávají vedení možnost reagovat. Ne až ve chvíli, kdy peníze chybí, ale ve chvíli, kdy se problém teprve rýsuje.
Finanční plán není nástroj kontroly projektových manažerů. Je to společný jazyk mezi projektem a firmou. Umožňuje vidět, které projekty firmu táhnou, které ji zatěžují a kde se hromadí riziko. Zároveň zvyšuje zastupitelnost – projekt je čitelný i pro někoho, kdo ho nepřebíral od začátku.
Firmy, které berou projektové plánování vážně, neřeší jen to, jestli se zakázka stihne. Řeší, kdy se promění v peníze. A právě tady se z dobrého projekťáka stává klíčový člověk pro stabilitu celé firmy.
Zaujal vás tento článek? Přihlašte se na webináře s Jarkem Kubošem zde.
