Schvalování nepřítomností

Schvalování nepřítomností

Schvalování nepřítomností (dovolená, návštěva lékaře, …) je funkce, o kterou si řeklo více zákazníků. V této verzi se dočkali. Funguje to následovně:

Nastavte si organizační jednotky

Aby bylo schvalování co nejjednodušší, používá informace zadané do organizačních jednotek. Do organizačních jednotek se dostanete z menu pod ozubeným kolečkem vpravo nahoře. V malé firmě stačí u kořenové jednotky nastavit zodpovědnou osobu, která bude schvalovat nepřítomnosti celé firmě. Ve větších firmách si založte hierarchii. Schvalování funguje tak, že požadavek na schválení dostane přímý nadřízený zaměstnance. Vyšší nadřízení mají také možnost rozhodnout, požadavek je ale neruší.

Zaměstnanec o schválení požádá snadno

Založí si nepřítomnost a po uložení zvolí z kontextového menu možnost Spustit:

Pak už jen potvrdí, kdo se schválení zúčastní:

Od této chvíle nemůže uživatel nepřítomnost změnit bez zrušení schválení.

Přímý nadřízený rozhodne

Přímému nadřízenému se v horní liště zobrazí počet čekajících schválení.

Provede rozhodnutí a případně jej nějak okomentuje:

Pokud není přímý nadřízený přítomen, může si vyšší nadřízený vyfiltrovat schvalování pomocí „Můžu rozhodnout jako náhradník“ a rozhodnout.

Zaměstnanec se dozví o rozhodnutí

Účetní/HR vidí stav

Při zpracování podkladů pro mzdy je v přehledu uživatele vidět stav schválení jeho nepřítomností.

Tuto funkci je vhodné spojit s blokováním docházky a nepřítomností přidanou v předchozí verzi Naviga.

Pokud máte nějaké nejasnosti nebo potíže s nastavením, prosím kontaktujte naši podporu.

Vylepšení schvalování

Vybraní zákazníci už rok testují schvalování příloh a rozhodnutí na projektech, pro ně shrnujeme změny v seznamu schválení, dostupném pod „pacičkou“ na horní liště Naviga.

Přidali jsme možnost filtrovat podle šablony, zaměstnance, který schválení spustil, a data spuštění.

Kromě vylepšení uživatelského rozhraní jsme vylepšili schvalování i pod kapotou. V šabloně schvalování je možné:

• Označit schvalovatele jako volitelného (je možné toto pole zadat, ale není to nutné).
• Označit schvalovatele jako nezměnitelného (například říct, že v tomto poli musí být jednatel společnosti).
• Vynutit neupozorňování uživatele (například u schvalování nepřítomnosti není potřeba upozorňovat nadřízeného nadřízeného, stačí přímý nadřízený, pokud ale nadřízený není dostupný, vyšší nadřízení mohou i tak rozhodnout za něj).
• Automatické vyplnění schvalovatele (nadřízení z organizačních jednotek, zodpovědná osoba na zakázce).

Šablonky zatím není možné definovat uživatelsky. Pokud byste o schvalování příloh nebo rozhodnutí na projektu stáli, prosím kontaktujte uživatelskou podporu.

Plán typů práce, vykazování a alokace

V detailu projektu jsme umožnili zapnout tři nastavení:

• Umožnit zaměstnancům vykazovat pouze na typy prací, které mají definován plán. Kromě toho, že toto nastavení omezí kreativitu vykazujících, zmenší počet nabízených typů prací. Pokud má vaše společnost velké množství typů prací, znamená to citelnou úlevu pro vykazující.
• Umožnit zakládat alokace pouze pro typy prací s plánem. Pohnutky jsou podobné jako u vykazování – omezení i zmenšení nabízeného počtu typů práce.
• Zabránit vykazování na alokaci, pokud je vyčerpán její plán. Projektový manažer tak má možnost donutit zaměstnance přijít za ním a říct si o navýšení.

Všechna tři nastavení je možné pro nové projekty předdefinovat v systémovém nastavení. U stávajících projektů si hodnoty nastavte přímo v nich na záložce Detail.

Vylepšení Ganttova diagramu

V Ganttově diagramu, který průběžně zlepšujeme, jsme vylepšili kreslení hlavičky s daty.

Kromě hlavičky jsme vylepšili i kreslení grafu. Závislosti mezi elementy se nyní kreslí zjednodušeně a díky tomu je graf přehlednější. Červeně se zobrazuje čára označující dnešní datum.

Gantt budeme v následujících měsících dále vylepšovat. Pokud Gantt používáte a máte k němu nějaké podněty, prosím kontaktujte naši podporu.

Vylepšení organizačních jednotek

Po roce od uvedení jsme naprogramovali první větší vylepšení. Umožňujeme strom jednotek zobrazit i vertikálně (u větších firem byl nepřehledný). Rovněž je možné si strom organizačních jednotek exportovat/vytisknout ve třech formátech. Kromě vylepšení organizace projektů v Navigu tak můžete strom využít i jinak, například připíchnout na nástěnku na chodbě 😉

Je také možné si zobrazit přímo ve stromu zaměstnance, kteří do oddělení patří. Do teď bylo nutné klikat na ikonku.

Dělení projektů podle organizačních jednotek

Ve větších firmách s více organizačními jednotkami se může stát, že jich na projektu pracuje více. Případně jsou některá z nich servisní. Pokud chce firma vědět, jak se jednotlivým jednotkám daří, většinou skončí u střediskového hospodaření, vnitropodnikových faktur a podobných „lahůdek“.

Proto jsme začali pracovat na automatickém dělení finančních metrik projektů mezi jednotlivá oddělení. Poměr se určuje počtem vykázaných hodin, a od této verze i počtem hodin naplánovaných v alokacích. Tak může zůstat poměr stabilní po celou dobu běhu projektu.

Tato funkce zatím není zapnutá pro všechny zákazníky. Pokud máte zájem se o této funkci dozvědět více, případně se zúčastnit pilotního provozu, obraťte se na naši podporu.

Zobrazení výkazů pro plán typu práce a alokaci

Z kontextového menu alokace a plánu typu práce je možné zobrazit příslušné výkazy:

Alokaci a typ práce je také možné vyfiltrovat přímo ve výkazech na projektu:

Drobné změny

• Přibyl export nepřítomností.
• U přijatých faktur jsme umístili políčko fulltextového vyhledávání tak, aby bylo lépe dostupné. Také nově vyhledává v evidenčním čísle faktury.
• Export projektů změnil formát z CSV na Excel, přibyly sloupce per kategorie.
• Seznam projektů je možné seřadit podle jména projektu.
• V seznamu přijatých faktur je možné přidat přílohu přímo, bez nutnosti jít do detailu.
• Na přehledu zakázky v  části „Podíl organizačních jednotek podle vlastní práce“ lze přepínat mezi zobrazením podle výkazů, alokací, výkazů + alokací.
• U kontaktu se v hlavičce zobrazuje telefon, takže je rychleji dostupný.
• U projektu v seznamu projektů se zobrazí celý komentář (po najetí myší nebo kliku).
• Kategorie se na všech objektech (projekt, firma, alokace, …) zobrazují podle pořadí z nastavení. Doteď se řadily podle abecedy. Díky změně si můžete kategorie seřadit, jak se vám hodí, například podle důležitosti.
• U elementu WBS jsme přidali zobrazení očekávané bilance v penězích i procentech. Tato hodnota se může potenciálně stát ziskem na dílčí fázi projektu.