Práce v administrativě v projekční nebo stavební firmě je extrémně náročná, a to hlavně kvůli specifikům tohoto odvětví – máte obrovské množství dokumentace, vzniká tlak na termíny a potřebné informace létají mezi terénem a kanceláří. Máme pro vás několik nejčastějších bolestí a tipů, co s nimi.
1. Komunikační propast mezi „projekcí/stavbou“ a „kanceláří“
Tohle je absolutní klasika: Lidé v terénu (stavbyvedoucí, mistři) nebo vytížení projektanti často nestíhají nebo zapomínají předávat klíčové informace zpět do kanceláře. A vy se dozvídáte o změnách, problémech nebo potřebách nákupu materiálu pozdě. Pak musíte hasit požáry, urgovat podklady a pracovat s neúplnými informacemi.
Řešení? Čím snazší to bude, tím více dosáhnete. Zkuste využívat třeba jednoduchý postup, kde stavbyvedoucí může vyfotit problém, nadiktovat hlasovou zprávu a odeslat. Je to pro ně rychlejší než psaní a vy máte záznam. Leccos vyřeší i ranní pětiminutovka: zaveďte povinný, krátký (max. 5-10 min) ranní telefonát s klíčovými osobami v terénu. Cílem je rychlý přehled: „Co dnes hoří a co budete potřebovat objednat na pozítří.“
2. Chaos v dokumentaci a řízení verzí
Stavební projekty generují enormní množství dokumentů – výkresy, technické zprávy, smlouvy, povolení, změnové listy.
Vy pak trávíte hodiny hledáním „té správné poslední verze“ dokumentu. Lovíte v emailech, na lokálních discích a uhlídat, že budou podklady vždycky aktuální, vyžaduje výkon supermana.
Řešení? Mějte jediný zdroj pravdy – toto je naprostá nutnost. Pořiďte si systém, který vám bude nejlépe vyhovovat a zaveďte přesný způsob jeho používání. Je to na začátku bolestivé na začátku, ale jediné funkční řešení. Hodně vyřeší také firemní automatizace a propojení systémů.
3. Peklo jménem „vícepráce a méněpráce“
Ve stavebnictví se téměř žádný projekt nepostaví přesně podle původního plánu. Změny jsou na denním pořádku a udržet nad nimi kontrolu, je noční můrou. Každá změna musí být zanesena ve všech nutných dokumentech a správně vyfakturována. Často chybí podpisy z terénu a zpětné dohledávání je detektivní práce.
Řešení? Udělejte změny viditelné – vytvořte sdílenou tabulku nebo pohled do firemního informačního systému, kde všichni – HIPové, stavba i účtárna vidí každou změnu.
4. Roztříštěné softwarové nástroje a chybějící integrace
Projektanti mají CAD/BIM software, stavbyvedoucí mají tablet s aplikací na deník, účtárna má svůj systém a vedení chce reporty v Excelu. Tyto systémy spolu často „nemluví“. Vy pak často fungujete jako lidské datové můstky – ručně přepisujete data z jednoho systému do druhého, což je neefektivní, bere vám to čas a síly.
Řešení? Nahraďte sebe propojením systémů a získávejte potřebné reporty automatizovaně. Při výběru jakéhokoliv firemního softwaru se pak ptejte, zda je možné systém propojit třeba s účetnictvím a jaké automatizované reporty z něj získáte.
5. Hlídání plateb a pozastávek
Stavebnictví je notoricky známé špatnou platební morálkou a složitými platebními kalendáři. Na vás často leží hlídání splatnosti nejen svých faktur, ale i faktur subdodavatelů. Obrovským tématem jsou tzv. pozastávky (investor zadrží např. 10 % ceny díla až do bezvadného předání). Hlídat termíny pro uvolnění těchto peněz po letech od dokončení stavby je administrativně náročné.
Řešení? Pořiďte si digitální hlídače – tedy zkuste využít co nejvíc automatizovanou kontrolu: hořící termíny vám musí prakticky samy vyskočit před oči, na důležité smluvní datum vám musí dorazit automaticky notifikace. Ušetříte si tím spoustu práce a hlavně – vyvarujete se chyby.
6. Neustálé „hašení požárů“ a reaktivní způsob práce
V projekci a na stavbě se věci mění z hodiny na hodinu. Plánování pro administrativu je extrémně náročné už jen proto, že každý den přijde spousta změn i problémů. Rychle objednat to, či ono, urgentně obstarat smlouvu nebo změnit objednávku. Plány se pořád mění, přesouvají či rozpadají. A na vás leží udržet v tom chaosu pořádek.
Řešení? Nastavte jasná pravidla: „Objednávky zaslané do 14:00 řešíme týž den. Objednávky po 14:00 řešíme následující ráno.“ Komunikujte to jasně stavbyvedoucím a dalším zainteresovaným osobám. A když to jen trochu půjde, vyhraďte si „tiché hodiny“ (např. 10:00–11:30), kdy nezvedáte telefony a věnujete se hluboké práci (fakturace, smlouvy).
7. Správa subdodavatelského řetězce
Na jednom projektu se mohou podílet desítky subdodavatelů a na vás často leží veškeré toky a správa dokumentů, včetně schvalovacího procesu. Papírové dokumenty se často ztrácí . Tady jste hodně závislí i na komunikaci s terénem a řadou lidí, na které jinak nemáte dosah.
Řešení? Nechte digitalizovat proces schvalování – na pár kliknutí vám proplacení faktury schválí všichni potřební. Konec ztraceným papírům a nekonečným obíhacím kolečkům.
Pravidlo „Žádné doklady = Žádné peníze“: Nastavte v systému pravidlo, které zablokuje proplacení faktury, pokud u dodavatele chybí platná pojistka nebo podepsaná smlouva. Systém hlídá exspirace za vás.
Digitální schvalovací kolečko faktur: Faktura od subdodavatele musí projít digitálním schválením (Stavbyvedoucí potvrdí „Práce provedena“ -> Projektový manažer potvrdí „Cena odpovídá rozpočtu“ -> Back-office kontroluje náležitosti).
8. Chybí vám páky k získání všeho potřebného po uzavření zakázky?
Mít pořádek v dokumentech i po uzavření zakázky je naprostá nutnost a je to na vás. Jenže jak donutit všechny zúčastněné k řádné archivaci, to je nekonečně složitá otázka. A mít vše v pořádku leží na vašich zádech.
Řešení? Využijte firemní informační systém, který bude upomínat vaše kolegy za vás. Někdy otravná aplikace zvládne zázraky a vy nemusíte ztrácet nervy.
Pokud máte pocit, že většinu dne jen držíte chaos pohromadě, pojďme se nezávazně podívat, co by šlo sundat z vašich zad. Nechceme vám přidat další nástroj. Spíš zjistit, kde dnes zbytečně suplujete systém. Kontaktujte Silvii Hirtovou +420 702 028 068 nebo nám napište na konzultace@navigo3.com.
