Plánování milníků – nezapomínejte na termíny!
Funkce Milníky vám umožňuje zadat důležité termíny projektu a ty napojit na různé části plánu. Jakmile se změní termín zadaný jako Milník, celý plán se vám automaticky časově zaktualizuje tak, aby všechno s milníkem propojené na něj navazovalo.
Do Milníků zadáváte termíny ze smlouvy s klientem nebo termíny, které jste si stanovili sami. Není nutné znát přesné datum konkrétní činnosti, stačí vědět, který termín potřebujete dodržet, a zadat, co musí být splněno před ním nebo po něm.
Milníky vyplývající ze smlouvy s klientem se přenáší i do seznamu důležitých termínů.
Obsah
Co je to milník
Smluvní datum
Běžný milník
Kde funkci Milníky najdete
Jak pracovat se Smluvními daty a Běžnými milníky
Kontinuita Smluvních dat a Běžných milníků
Co je to milník
Milník je bod v časovém harmonogramu projektu. Pomáhá uhlídat dílčí smluvní závazky v zakázce, ale také stanovit interní cíle, které chcete v rámci realizace projektu splnit. Pojďme se podívat jak milníky používat, upravovat, ukotvovat v čase a navazovat na ně jednotlivé položky z plánu projektu.
Milníky mohou vyplývat ze smlouvy nebo si je projektový manažer stanovuje sám na základě plánu projektu. Smyslem funkce Milníky je pomáhat vám hlídat závazky vůči vašim klientům. V Navigu jsou Milníky rozlišované jako Smluvní datum nebo Běžný milník.
Na oba typy milníků lze navázat jakékoliv části plánu, například subdodávky, alokace, budoucí příjmy, WBS apod. Jakmile dojde ke změně data nebo posunutí závazku v jakékoliv části projektu, zobrazí se vám upozornění o změně.
Smluvní datum
Smluvní datum je milník, který vyplývá přímo ze smlouvy s klientem. Často se pro ně také používá označení jako například: smluvní závazek, smluvní datumy, termíny apod.
Smluvní datum je například ve smlouvě dané datum zahájení projektu, termín předání části díla, kontrolní den, ukončení projektu, pozastávka apod.
Běžný milník
Běžný milník je bod vytvořený projektovým manažerem, aniž by byl tento termín nebo závazek přímo uvedený ve smlouvě s klientem. Můžeme mu také říkat interní deadline pro určitou práci na projektu. Funkce Běžný milník může sloužit k lepší organizaci práce na projektu a k internímu sledování realizace pokroku projektu.
Kde funkci Milníky najdete
Pokud si otevřete plán projektu, uvidíte záložku Milníky. Kliknutím na ni můžete každé smluvní datum nebo závazek editovat, upravovat či doplnit.
Jak pracovat se Smluvními daty a Běžnými milníky
Při založení projektu se automaticky vytvoří milníky Zahájení projektu a Ukončení projektu, tyto milníky jsou vytvořeny bez konkrétních dat.
Každý milník (ať už se jedná o milník typu Smluvní datum nebo Běžný milník) je možné ukotvit v čase, tedy dát mu pevný termín spojený s projektem. Tento závazek může být ukotven v čase některým z následujících způsobů:
1. Neznáte přesné datum
Pokud se datum dílčího cíle zakázky nedá určit, může se v plánu projektu nastavit jako neznámé. Například ze smlouvy nevyplývá datum zahájení projektu – pak se milník založí s neznámým datem. To se nastaví až při upřesnění data.
2. Znáte přesné datum
Jestliže máte stanoveno konkrétní datum nebo termín pro jednotlivou fázi projektu, jednoduše je v rámci konkrétního milníku projektu nastavíte.
3. Datum předchází jinému termínu
V tomto případě při plánování a realizaci zakázky nevíte, kdy k milníku (tedy například splnění důležitého závazku nebo dílčího cíle při realizaci projektu) dojde. Víte pouze to, že k němu dojde před jiným – referenčním – milníkem.
Například víte, že kontrolní den musí nastat před uzavřením projektu. Volitelně si také můžete nastavit počet dní před referenčním milníkem. Pokud má referenční milník zadané datum, zobrazí se toto datum i u nového milníku.
4. Datum musí následovat po jiném termínu
Tento případ plánování smluvních závazků je podobný předchozí možnosti, avšak umožňuje nastavit milník za jiné smluvní datum nebo běžný milník, tedy směrem do budoucnosti.
Například pokud je známo datum kontrolního dne, dá se nastavit ukončení projektu 14 dní poté.
Kontinuita Smluvních dat a Běžných milníků
V Navigu se dají jednotlivá smluvní data i běžné milníky v zakázce navázat. Díky tomu můžete vytvořit plán projektu, který se při změně referenčních milníků vždy sám aktualizuje a výrazně vám to usnadní organizaci práce.
Například neznáte datum zahájení projektu, ale víte, že celá zakázka bude trvat 3 měsíce, přičemž 14 dní před jejím ukončením musí proběhnout kontrolní den. Potom postupujete tak, že založíte následující milníky (v režimu Smluvní datum):
1. Zahájení projektu – datum nastavíte jako neznámé.
2. Kontrolní den – nastavíte 14 dní před milníkem Ukončení projektu.
3. Ukončení projektu – nastavíte 90 dní po milníku Zahájení projektu.
Pokud takto v plánu projektu milníky zadáte, u každého z nich se sice zobrazí v sloupci s datem otazník, ale budou správně setříděny tak, aby realizace vaší zakázky byla pod kontrolou.
Ve chvíli, kdy budete znát datum zahájení projektu, stačí tento termín nastavit do milníku Zahájení projektu. Tím se automaticky dopočítají data milníků Kontrolní den a Ukončení projektu.