Kapacitní plán

Potřebuji vědět, zda mám v týmu dost lidí na naplánované projekty a kdo kdy bude dostupný. Navigo mi umožňuje snadno vytvořit kapacitní plán, porovnat plánovanou práci s reálnou dostupností a včas řešit případné přetížení nebo nevyužité kapacity. Díky tomu mohu lépe řídit čas i zdroje.

Díky Kapacitnímu plánu můžete efektivně plánovat vytížení svých zaměstnanců. Kapacitní plán se tvoří automaticky na základě z toho, jak projektoví manažeři přidělují práci zaměstnancům.

V kapacitním plánu vidíte, kteří zaměstnanci jsou aktuálně volní nebo kdy mají práci dokončit a vy jim budete moci zadat další. Ihned vidíte, komu můžete zadat neplánovaný úkol.

Kapacitní plán můžete filtrovat podle různých kritérií, například podle skupin zaměstnanců. Navigo umí při tvorbě kapacitního plánu zohlednit nepravidelnou pracovní dobu nebo nepřítomnost na pracovišti například z důvodu nemoci či dovolené. To zpřesňuje plánování vytížení zaměstnanců.

Obsah

Způsoby plánování v čase
Zobrazení: Teplotní mapa
Zobrazení: Grafy
Vylepšené filtrování a nastavení
Plánování na tým (Virtuální uživatel)

Způsoby plánování v čase

Systém při výpočtech u všech typů plánování používá jednotnou prioritu a vždy začíná s alokacemi, které mají nejbližší termín dokončení. Způsob, jakým se hodiny v plánu rozloží do jednotlivých dnů, závisí na zvoleném typu plánování:

• Rovnoměrné: Jednotlivé alokace se rozloží rovnoměrně na všechny pracovní dny v rámci jejich časového rozsahu. Tento způsob dává jasný přehled o průměrném zatížení uživatele v čase.
• Dopředné: Alokace se vkládají do pracovních dnů od začátku jejich rozsahu až do úplného vyčerpání 100% kapacity jednotlivých dnů. Pokud jsou všechny dny v rozsahu takto naplněny, zbytek hodin se vloží do posledního dne rozsahu alokace. Tento přístup odpovídá na otázku, kdy bude mít uživatel svou práci hotovou a na kdy mu můžete začít plánovat další úkoly.
• Zpětné: Alokace se vkládají do pracovních dnů od konce jejich rozsahu směrem k dnešku, dokud není vyčerpána 100% kapacita jednotlivých dnů. Pokud jsou všechny dny naplněny, zbytek hodin se vloží do prvního dne rozsahu alokace. To vám odpoví na otázku, kolik práce můžete uživateli aktuálně zadat, aniž byste ohrozili termíny.

Zobrazení: Teplotní mapa

Tento pohled vizualizuje vytížení uživatelů pomocí barevné škály, která odpovídá procentuálnímu naplnění jejich kapacit.

Barvy vám umožní okamžitě identifikovat dny, kdy jsou pracovníci optimálně vytíženi, nebo naopak přetíženi. Legendu k tomuto vytížení naleznete přehledně pod tabulkou. V prvním sloupci před tabulkou s datumy navíc ihned vidíte průměrné procentuální vytížení daného uživatele za zvolené období. Pokud potřebujete znát podrobnosti, stačí kliknout do buňky v mapě a zobrazí se vám seznam konkrétních alokací daného uživatele v daném dni.

Řádek celkem: Buňky v tomto řádku zobrazují průměrné vytížení všech vyfiltrovaných uživatelů. Slouží k velmi rychlému posouzení, zda má firma nebo konkrétní oddělení jako celek volné kapacity, nebo zda je plánovaný objem práce nadlimitní.

Zobrazení: Grafy

Zobrazení v grafech nabízí detailní pohled na časovou osu a objem práce jednotlivých uživatelů i celých týmů.

• Součtový graf: Zobrazuje sumu kapacit všech vyfiltrovaných uživatelů. Rychle zde posoudíte, zda má oddělení jako celek volné kapacity.
• Individuální grafy: U každého uživatele vidíte sloupcový graf s jeho denním vytížením, kde je jasně vyznačena hranice 100 % jeho kapacity.
• Detail alokací: Alokace jsou na individuálních grafech zbarveny v odlišných barvách pro snadnou orientaci. Kliknutím na datum v grafu se vám zobrazí detail alokací k danému dni.

Filtrování a nastavení

Potřebné pracovníky si vyfiltrujete nejen textově, ale i podle organizačních jednotek, skupin uživatelů i kategorií. Kapacitní plán si můžete flexibilně přizpůsobit a vykreslit data podle svých potřeb na den, kalendářní týden, měsíc, nebo kvartál.

Do plánu si můžete propsat i neaktivní plány (alokace přiřazené na projekty, které zatím nemají aktivovaný plán nákladů) nebo alokace, které jsou zatím pouze ve stavu „koncept“.

Plánování na tým (Virtuální uživatel)

Plánování na celou skupinu zaměstnanců vám výrazně usnadní takzvaný virtuální uživatel. Za toho systém automaticky považuje každého uživatele, který má nastavený nulový úvazek a zároveň nulovou utilizaci.

Jakmile na něj přidáte alokace určené pro danou skupinu, systém je začne automaticky rozdělovat podle vybraného typu plánování a přiřadí je do součtového grafu nebo řádku celkem. Práce se vždy rozpočítává pouze mezi uživatele, kteří odpovídají vašemu aktuálnímu filtru, přičemž do tohoto filtru musí spadat i samotný virtuální uživatel. Celkový dopad na kapacity pak snadno zkontrolujete na řádku „Celkem“ v teplotní mapě nebo v Součtovém grafu, kde má každý virtuální uživatel přidělenou svou vlastní barvu.

Příklad z praxe: Máte na projekt 80 hodin pro projektanty, ale zatím nevíte, kdo konkrétně úkoly zpracuje. Tento čas proto alokujete na virtuálního uživatele „Tým projektantů“. V kapacitním plánu si ho pak vyfiltrujete společně s reálnými projektanty (propojit je můžete například pomocí stejné organizační jednotky). Systém zadaných 80 hodin rozprostře na součtový graf podle kapacity vyfiltrovaných uživatelů a vy v kapacitním plánu hned uvidíte, zda danou práci projektanti zvládnou.