WBS – plánování projektu na základě struktury

WBS je nástroj, který vám umožní rozdělit zakázku na menší části, a díky tomu nad ním získáváte dokonalou kontrolu po celou dobu jeho realizace. WBS Naviga jako jediný z obdobných nástrojů umožňuje průběžně kontrolovat finance projektu na každé jeho části, má funkci CBS.

Po rozdělení zakázky na menší části (etapy, stupně projektové dokumentace atp.) si můžete naplánovat, které práce provedete interně pomocí vašeho týmu, co zadáte jako subdodávky a kolik plánujete vyfakturovat. Ke každé z těchto částí můžete také přiřadit termíny realizace, odpovědné osoby a předpokládané náklady.

Lze plánovat a pracovat na každé části projektu samostatně a v různé míře podrobnosti, a části plánu přidávat přidávat či odebírat. K usnadnění práce si můžete vytvořit šablony pro opakující se projekty.

Obsah

Výhody WBS Naviga3
Rozdíly mezi nástroji WBS
Kdo WBS využije?

Metoda řízení projektů pomocí WBS spočívá v dělení složitějších projektů nebo zakázek do stromové struktury. Projektový manažer díky tomu získává přehled o jednotlivých fázích a úkolech, které je nutné splnit pro úspěšnou realizaci zakázky nebo projektu. Zvláště u středních a velkých projektů WBS výrazně usnadňuje organizaci práce ve firmě či v podniku.

Výhody WBS Naviga3

• Jako jediná WBS poskytuje podrobný přehled o stavu financí projektu (CBS).
• Zajišťuje komplexní přehled o projektu a všech jeho složkách.
• Umožňuje k jednotlivým činnostem v projektu přiřazovat odpovědnost, termíny a finance.
• Řeší problém vzniku nadměrného množství subdodávek a alokací při plánování projektu.
• Umožňuje vytvořit si a využívat šablony pro opakující se nebo podobné projekty.
• Pomáhá včas korigovat stav projektu a minimalizuje riziko finanční ztráty.
• Zefektivňuje organizaci práce na projektu.

Rozdíly mezi nástroji WBS

Metoda WBS je obecný způsob projektového řízení, nicméně každý systém, který nabízí nástroj WBS, je naprogramovaný odlišně. Z toho vyplývá, že WBS jednotlivých poskytovatelů softwaru pro řízení projektů, se zásadně odlišují možnostmi a kvalitou informací, které z nich můžete získat. Lze říci, že čím více propracovanou funkcionalitu používaná WBS má, tím více má projektový manažer možnost „ponořit“ se do projektu, a tím dříve identifikuje problém nebo rizika při realizaci projektu.

V nejjednodušším provedení si lze WBS představit jako mind mapu, do které si celý projekt rozložíte. Tato myšlenková mapa vám poskytne vizualizaci projektů, úkolů i podúkolů. Tuto možnost využijete, pokud pracujete na jednoduchém projektu, kdy si chcete vytvořit pouze strukturovaný seznam prací, aniž byste měli nároky na kontrolu nákladů či počítali se zásadními změnami v plánu projektu.

U složitějších softwarů pracujících s WBS máte možnost krom vytvoření myšlenkové mapy také upravovat úkoly a projekty jednoduchým přetahováním.

WBS a sledování nákladů projektu

V Navigu3 jsme přesvědčeni, že aby WBS byla skutečně efektivním nástrojem pro projektové řízení, je nutné, aby uživateli pomáhala hlídat náklady na jednotlivé práce a cíle projektu.

Proto WBS Naviga3 jako jediná nabízí bezkonkurenční možnost průběžně vyhodnocovat náklady na jednotlivé fáze projektu.

Na každém uzlu ve střuktuře prací se nachází tzv. teploměr, který vizualizuje náklady i stav konkrétní práce na projektu. Jedním pohledem tak zjistíte, zda nedochází k finanční ztrátě nebo překročení rozpočtu práce či subdodávky. Můžete tak  okamžitě vyhodnotit stav realizace konkrétní fáze projektu s ohledem na její rozpočet.

Finančně lze projekt plánovat buď seshora dolů, nebo opačným způsobem. Tyto varianty se využívají podle toho, zda je stanovena konečná cena projektu, nebo zda se výsledná cena zakázky může ještě změnit. WBS Naviga3 umožňuje plány kdykoliv přehodnotit a lze ji také použít jako podklad pro kalkulace.

Vytvoření WBS v Navigu3

Vytvoření WBS v Navigu3 je velmi intuitivní, jednoduché a nevyžaduje vzdělání v oblasti projektového managementu. Stačí mít představu o plánu projektu a jeho struktuře, ta se jednoduše založí v plánu projektu a jednotlivé práce se rozpadnou do požadované struktury. 

Pro co nejefektivnější využívání WBS doporučujeme u každé její větve (elementu) nastavit návaznosti – tedy vyplnit, kdy má být činnost zahájena a jak dlouho má trvat, případně můžete v pokročilém nastavení tyto návaznosti ještě zpřesnit. Díky tomu uvidíte časovou návaznost jednotlivých částí plánu a budete moci naplno těžit z tzv. časových referencí. Ty vám usnadní bezpečně provádět změny v plánu projektu, aniž byste přehlídli důležité termíny. V případě, že se rozhodnete zahájení a trvání pro dílčí části plánu neuvádět, bude hlídání návazností pomocí časových referencí automaticky nastavené na začátek a ukončení projektu. Pokud tedy dojde k posunu konce projektu, posune se automaticky i doba pro realizaci jednotlivé větve projektu. I v této zjednodušené variantě vám tak časové reference poslouží.

Šablony projektů

Protože řada firem pracuje s projekty, které mívají obdobnou strukturu, může s výhodou využít možnost celý plán importovat nebo exportovat z nebo do excelového formátu. Tím si lze připravit šablony všech obdobných projektů a není nutné strukturu prací na projektu tvořit znovu. Typickým příkladem jsou projekční kanceláře, které plánují své projekty podle stupňů projektové dokumentace.

Kdo WBS využije?

WBS je nástroj projektového řízení, který lze využít k řízení jakýchkoliv projektů či zakázek. U malých projektů je WBS jednoduchá, u velmi rozsáhlých projektů lze vytvářet víceúrovňové struktury.

WBS využívají jak malé firmy, tak velké společnosti realizující mnoho projektů současně. Mezi typické obory uplatňující tento způsob řízení projektů patří například architektonické a projekční kanceláře, stavební společnosti, reklamní a marketingové agentury či právní kanceláře a softwarové společnosti.