Organizační jednotky

Organizační jednotky vám umožní nastavit si vlastní strukturu firmy. Díky jejich využívání budete moci porovnávat oddělení své firmy. 

Organizační jednotkou je myšleno oddělení, divize, skupina, pobočka, ateliér nebo tým, o kterých potřebujete mít samostatné informace.

Díky přiřazení zaměstnance k organizační jednotce Navigo automaticky rozpozná, na vrub kterého oddělení má započítat jeho vykázanou práci.

Obsah

Co může být organizační jednotkou
Organizační jednotky a uživatelé
Organizační jednotky a projekty
Organizační jednotky a schvalování
Blokování na organizačních jednotkách
Sledování změn a filtrování podle organizačních jednotek
Organizační jednotky a servisní oddělení

Co může být organizační jednotkou

První organizační jednotkou je sama firma, tu nemusíte v organizačních jednotkách nijak zakládat, vytvoří se automaticky při založení Naviga pro vaši firmu. Pokud nechcete dále organizační jednotky využívat, Navigo automaticky počítá s tím, že firma sama je organizační jednotkou. Z té můžete dále tvořit formou vertikální nebo horizontální stromové struktury další organizační jednotky. Ke každé jednotce lze přiřadit libovolný počet uživatelů. Organizační jednotky nastavíte pod ozubeným kolečkem, kde pomocí kontextového menu u jednotlivých organizačních jednotek vytvoříte podrobnou strukturu firmy. 

Vedoucí organizační jednotky a  pověřená osoba

U každé organizační jednotky můžete určit jejího vedoucího, který bude mít nad vlastní jednotkou a všemi podřízenými  jednotkami konkrétní pravomoci.

Vedoucí organizační jednotky může mít v Navigu stanovenou tzv. pověřenou osobu. Jedná se o osobu, která by sice neměla z podstaty svého postavení některá oprávnění, ale vedoucí organizační jednotky jí je v Navigu udělí. Tato osoba pak má možnost za něj schvalovat nepřítomnosti nebo nastavit blokování nepřítomností a evidence příchodů a odchodů, a vykazování práce. Tyto pravomoce má ve stejném rozsahu jako vedoucí organizační jednotky. 

Pověřenou osobou může být kdokoliv, tedy i osoba z jiných organizačních jednotek, aniž by musela mít pro práci pověřené osoby v Navigu nastavená jakákoliv speciální práva.

Organizační jednotky a uživatelé

Už při založení uživatele jej můžete přiřadit do konkrétní organizační jednotky, následně jej můžete přesouvat v Postupu uživatele. V každé organizační jednotce vidíte seznam uživatelů, kteří se v ní nachází a kliknutím na konkrétního uživatele se dostanete do jeho profilu.  

Změnit uživateli organizační jednotku můžete v aktuální den, můžete naplánovat změnu ke konkrétnímu datu do budoucna nebo provést změnu v minulosti. Pokud chcete provést změnu do budoucna, v organizační jednotce se uživatel zobrazí až při vyfiltrování data, ke kterému má být přiřazen do nové jednotky. V případě změn do minulosti je třeba myslet na to, že uživatel již vykazoval práci na jinou organizační jednotku a tudíž dojde k přesunu těchto již vytvořených výkazů. Systém vás na to upozorní.

Každý uživatel může být přiřazen v jednom okamžiku pouze k jedné organizační jednotce. 

Organizační jednotky a projekty

V Detailu projektu lze každému projektu přiřadit organizační jednotku, pod kterou projekt spadá. Ta nese za projekt odpovědnost a řídí jej. Projekt nelze přiřadit k více organizačním jednotkám. Vykazovat na něj práci však mohou zaměstnanci jakékoliv organizační jednotky. Navigo samo registruje, k jaké organizační jednotce uživatel patří a díky tomu vypočítává podíl jednotlivých oddělení na projektu. To pak vidíme na Přehledu projektu. 

Organizační jednotky a schvalování

Díky vytvořené struktuře organizačních jednotek si můžete nechat nastavit hierarchii schvalování ve firmě. Protože nastavení schvalovacího procesu podle organizačních jednotek je vysoce individuální, je třeba kontaktovat našeho konzultanta. Vlastní schvalování je zdarma, nicméně jeho výchozí nastavení vyžaduje práci na míru a je tedy hrazené. Výjimku tvoří schvalování nepřítomností, které je nastaveno automaticky.

Blokování na organizačních jednotkách

Na organizačních jednotkách lze nastavit blokování zpětného zadávání nepřítomností a příchodů a odchodů a také zpětného vykazování práce. Vedoucí organizační jednotky nebo pověřená osoba má právo nastavit blokování organizačním jednotkám pod sebou, nemůže blokovat sama sebe. Více o blokování, jeho fungování a možnostech najdete zde.

Sledování změn a filtrování podle organizačních jednotek

Firma je živý organismus, který se neustále vyvíjí a proměňuje. Mění se uživatelé i organizační jednotky. Nejčastěji dochází k pohybu jednotlivých uživatelů, kteří se buď přesouvají nebo přicházejí a odcházejí, mohou ale vznikat nebo zanikat i celé nové organizační jednotky. 

Navigo umožňuje zobrazit si neaktivní jednotky, zobrazit ukončené a přerušené uživatele a výpis uživatelů na jednotce a zobrazit uživatele ke konkrétnímu datu.

Podle organizačních jednotek můžeme filtrovat mezi výkazy práce, projekty, uživatelé, ve finančním plánu a realitě ve filtru projektů, v Nepřítomnostech a v Historii vykazování. Vždy tak vidíme sledovaný parametr u konkrétního, vyfiltrovaného, oddělení. Díky tomu si můžeme vyhodnotit například jak zaměstnanci oddělení vykazují práci, zda jsou přetíženi nebo jak velký podíl mají na nepřítomnostech firmy. 

Filtrovat podle organizačních jednotek lze také v Ukazatelích výkonnosti, kde lze sledovat efektivitu každé z jednotek společnosti.

Organizační jednotky a servisní oddělení

Využívání organizačních jednotek může pomoci řešit problém servisních oddělení, která poskytují podporu a služby ostatním oddělením, ale sama nespravují konkrétní projekt, a tudíž nemohou vykazovat přímý zisk. V Navigu je při vykazování práce na projektu patrné, kdo z jakého oddělení se na něm podílel, tedy i to, jaký podíl mají servisní oddělení. Navigo pak dokáže samo vypočítat podíl jednotlivých oddělení na ztrátě/zisku projektu.