Teploměry – finanční plánování projektu

Teploměr je jednoduché grafické zobrazení vaší zakázky, založené na jejím finančním plánu. Průběžně zde vidíte finanční bilanci projektu, navíc vás teploměr včas upozorní na hrozící ztrátu. Nahrazuje excelové tabulky i grafy.

Teploměr se u každého projektu nebo jeho části generuje automaticky tím, že si tvoříte plán zakázky a následně ho realizujete – například pracovní tým vykazuje práci, uskutečňují se subdodávky, provádíte fakturaci apod.

Teploměry se zobrazují napříč Navigem – vidíte tak finanční bilanci a predikci výsledků všech zakázek, každého projektu zvlášť, a také finanční bilanci každé jeho části až na úroveň nejmenších položek.

Obsah

Výhody teploměrů
Teploměry versus excelové tabulky
Kde všude teploměry najdete
Přehled o rozpočtu a nákladech
Provázanost teploměrů s dalšími funkcemi

Existuje řada možností jak sledovat průběh zakázky. Můžete to dělat pomocí tabulek a ručního vyhodnocování řady čísel, nebo můžete využít některou z vizualizací. Naše teploměry jsou maximálně přehledné, intuitivní a navíc dokáží predikovat vývoj zakázky. Díky tomu ušetříte peníze i velké množství času a energie, které můžete věnovat jiné práci.

V Navigu nenajdete záložku nazvanou Teploměr. Po naplánování a zahájení realizace projektu se teploměry začnou tvořit samy. Uvidíte je po kliknutí na Projekty, po rozkliknutí konkrétního projektu pod záložkami Přehled, Plán, Členění (WBS), Externí náklady.

Výhody teploměrů

• Velmi jednoduchá vizualizace projektu, není třeba vyhodnocovat a porovnávat řady čísel a grafů.
• Ukazuje stav projektu z hlediska plánovaného rozpočtu, umožňuje definovat zisk a jeho naplnění.
• Umožňuje sledovat bilanci projektu, jeho výnosy i náklady.Vždy vidíte aktuální stav zakázky i signály pro její budoucí vývoj.
• Dokáží v předstihu upozornit na ohrožení projektu a riziko finanční ztráty.
• Teploměry jsou vždy stejné a používají se napříč Navigem, což minimalizuje nároky na jejich zapamatování.
• Umožňují sledovat stav zakázek na různých úrovních – od celkového pohledu až po detailní náhled na dílčí cíle.
• Pracovní tým vidí rozpočet projektu a jeho vyčerpané náklady, což vede ke snaze tento rozpočet dodržet.

Teploměry versus Excel

Zakázky v různých společnostech a oborech často neřídí profesionální projektoví manažeři, ale tuto starost přebírají odborníci a administrativní členové týmu. Jejich povinností tedy bývá krom vlastní odborné práce také hlídat průběh a náklady zakázek. Tito odborníci jsou pak vrženi do obtížné situace. Spravují složité Excely, vyhodnocují projekty pomocí sloupcových nebo koláčových grafů. To všechno jim bere drahocenný čas na vlastní práci.

V Navigu jsme se rozhodli tuto situaci vyřešit a navrhli jsme velmi jednoduchou a intuitivní vizualizaci pro řízení projektů a kontrolu jejich rozpočtu. Vznikly naše zcela originální teploměry. Na nich je možné průběžně sledovat aktuální stav zakázky a dostat včasné varování před finanční ztrátou. Samozřejmostí je také možnost provést zpětnou analýzu dat.

Abychom dosáhli této jednoduché vizualizace, bylo nutné pracovat s velmi složitým matematickým modelem, který vyhodnotí všechny důležité faktory zakázky za vás. Vy potom vidíte barevné indikátory, které vám ukazují stav projektu. Nemusíte vyhodnocovat číselné parametry, porovnávat grafy nebo cokoliv počítat a hodnotit tabulky.

Kde všude teploměry najdete

Už jsme zmiňovali, že teploměry najdete napříč celým Navigem. To maximálně usnadňuje orientaci v systému. Stačí si zapamatovat několik barev, které se vždy používají stejně.

Teploměry najdete na každém projektu, ve struktuře WBS (fungují jako velmi podrobná CBS) u subdodávek, plánovaných příjmů i alokací. Díky této možnosti můžete vidět jak celkový stav zakázky, tak aktuální situaci každé jeho části. Je také možné zobrazit si teploměry všech projektů ve firmě a získat globální přehled o stavu zakázek.

Přehled o rozpočtu a nákladech

Projekty a průběh jejich realizace můžete sledovat a měřit z různých úhlů pohledu. Hlavní hodnotou vám může být rozpočet a vynaložené peníze, čas a dodržení termínů nebo dokonalý přehled o každém kroku v projektu. Všechny tyto parametry máte v Navigu k dispozici, nicméně praxe projektově orientovaných firem ukazuje, že ideálním výchozím bodem pro plánování a realizaci zakázky, je rozpočet projektu. Proto naše teploměry vycházejí právě z finanční stránky projektu. Prakticky nikdy totiž u zakázky nepracujeme s neomezeným rozpočtem. Ten může být velkorysejší, nebo naopak velmi omezený, v obou případech bývá ale nutné rozpočet projektu uhlídat a pokud možno maximalizovat zisk. Proto hlavní metrikou, která leží za naší vizualizací projektu, jsou právě peníze. To vedoucím pracovníkům na projektu umožňuje soustředit se na kvalitativní prvky projektu. Teploměry za ně průběžně predikují celý vývoj zakázky a v případě jejího ohrožení zobrazují varovné signály.

Provázanost teploměrů s dalšími funkcemi

Aby bylo Navigo3 maximálně intuitivní, je v něm řada funkcí provázaná. Pokud například potřebujete u projektu hlídat termíny ve smlouvě, můžete je navázat na milníky, které budou vaše závazky vyplývající ze smluv s klientem, případně vaše interní deadline, hlídat. V případě, že je pro vás důležité rozdělit projekt na více částí, není nic snazšího, než jej řídit pomocí WBS, i tam uvidíte vizualizaci v podobě teploměru, a to u každé části projektu.

Co značí jednotlivé indikátory v teploměrech, jak je vytvořit a jak s nimi pracovat naleznete v následujícím článku.