Souhrn funkcí / Projekty / Analýza dosažené hodnoty – Earned Value Management

Analýza dosažené hodnoty – Earned Value Management

Analýza dosažené hodnoty (Earned Value Managemet) je chytrý nástroj pro řízení projektů, díky kterému jedním pohledem zjistíte, v jaké kondici váš projekt je. Můžete porovnat plán, realitu a stav dokončení projektu.

Tyto hodnoty se porovnávají průběžně v čase, proto vidíte nejen aktuální stav projektu, ale i trendy. Můžete si tedy zhodnotit, zda v určitý okamžik projekt stíháte v termínu a za plánovanou sumu peněz dokončit.
Graf analýzy dosažené hodnoty vidíte u každého projektu, křivky na něm se tvoří automaticky na základě vyplnění plánu projektu a během jeho realizace.

EVM můžete využít u realizace jakéhokoliv projektu, s ohledem na možnost sledování trendů je nepostradatelným nástrojem u projektů s delším časovým harmonogramem.

Obsah

Proč využívat Analýzu dosažených hodnot?
U jakých projektů EVM využijete?
Jak pracovat s EVM
Zobrazení křivek v grafu EVM
Co z grafu EVM vyčteme?
Porovnání křivek Dosažená hodnota a Skutečné náklady
Porovnání křivek Dosažená hodnota a Plánovaná hodnota
Zobrazení vykázaných hodin
Oprávnění EVM
EVM a ostatní nástroje Naviga

Eearned Value Management (EVM), neboli Analýza dosažené hodnoty, je chytrý nástroj, který vám umožní srovnat, co jste už na projektu udělali a kolik vás to stálo, s tím, co jste měli v konkrétním čase a za kolik mít podle plánu hotové. Protože toto srovnávání vidíte na časové ose, u dlouhodobějších projektů můžete sledovat trendy, kam projekt při realizaci směřuje. Díky tomu včas odhalíte problémy a můžete zasáhnout.

Graf Analýza dosažené hodnoty najdete na přehledu každého projektu. Křivky se v něm začnou tvořit automaticky při plánování a realizaci projektu.

Proč využívat Analýzu dosažených hodnot?

Máte okamžité srovnání plánu, reality a stavu dokončení projektu.
Porovnáváte projekt z hlediska trendu, nikoliv pouze součtu hodnot.
Graf EVM se tvoří automaticky, nemusíte nic složitě vyplňovat.
Využití analýzy dosažených hodnot usnadňuje kontrolu rozpočtu a termínů projektu.
Graf EVM se může zobrazovat v penězích nebo v procentech.

Analýzu dosažené hodnoty vidíte v Navigu jako graf, který se zobrazuje na přehledu projektu. Během plánování a při realizaci projektu se v tomto grafu automaticky tvoří tři křivky, které zobrazují plán, realitu a dosaženou hodnotu projektu.

V grafu vidíte křivky, které se budou tvořit automaticky z toho, co při plánování a řízení projektu do Naviga zadáváte.

U jakých projektů EVM využijete?

Graf EVM se v Navigu tvoří automaticky, při vyplnění plánu projektu a jeho realizaci, máte jej tedy k dispozici vždy. Využijete ho zvláště u dlouhodobějších projektů, kdy potřebujete sledovat trendy. Vývoj dlouhodobých projektů můžete sledovat po měsících, u krátkodobějších si můžete nastavit vykreslení grafu po týdnech.

Jak pracovat s EVM

Jakmile vyplníte v plánu projektu rozpočet, časový rozsah projektu a jeho začátek a konec, tyto parametry se automaticky přenesou i na vodorovnou a svislou osu grafu v plánu projektu. Na vodorovné ose uvidíte časový rozsah projektu a jeho plánovaný začátek i konec. Na svislé ose se zobrazují peníze, plánovaná cena projektu a jeho předpokládané náklady. Prostor mezi těmito dvěma čarami označuje váš zisk.

Křivky v grafu by se měly ideálně pohybovat v poli, které je zde pro ilustraci vybarveno zeleně.

Zde jsou pro představu vybarvená pole, v kterých se křivky ve vašem grafu mohou pohybovat. Ideální je, aby se držely v rámci zelené plochy, což značí, že stíháte termín i dodržujete rozpočet. Zpožděním termínu se vaše křivky dosažené hodnoty a skutečných nákladů dostanou na červené políčko s hodinami. Pokud přelezou do oranžového políčka, snižujete si zisk, v horním červeném políčku jdete do finanční ztráty. Nejhorším případem je situace, kdy se protne nedodržení termínu i rozpočtu současně, červené políčko s lebkou znamená fakticky krach projektu. V grafu Analýza dosažené hodnoty přímo v Navigu políčka barevně vykreslená nejsou, jedná se o ilustrativní příklad.

Zobrazení křivek v grafu EVM

Jednotlivé křivky v grafu EVM se tvoří automaticky na základě toho, jak projekt plánujete a realizujete. Nemusíte zde nic vyplňovat. Křivky těží z informací, které běžně do Naviga zadáváte při plánování a realizaci projektu. Každá křivka vzniká z vlastních informačních zdrojů a nezávisí na zbývajících dvou křivkách, což zaručuje přesnost výsledného obrazu, který vám bude sloužit pro porovnávání jednotlivých hodnot.

Křivka Plánovaná hodnota

Tato křivka se začne tvořit už při plánování projektu. Tvoří se na základě toho, že do plánu projektu zadáte informace o subdodávkách, typech prací a alokacích. Tím vším tato křivka nákladů roste a vy vidíte, jaký je celý plán nákladů.
Tvar křivky plánované hodnoty se v případě zadávání alokací a subdodávek vykresluje na základě uvedení jejich data v plánu projektu, u plánu typu prací se křivka rozkládá rovnoměrně mezi vyznačeným začátkem a koncem projektu.
Může se stát, že u projektu nemáte naplánovaný jeho konec. Potom se plán typu prací vykreslí jako příkrá křivka v prvním časovém úseku grafu. Pokud nevyznačíte datum u subdodávky nebo alokace, křivka se v grafu rozloží rovnoměrně od začátku do konce projektu.

Křivku plánované hodnoty lze podle potřeby skrýt, využijete to ve chvíli, kdy budete chtít porovnávat především skutečné náklady s dosaženou hodnotou.

Křivka Skutečné náklady

Křivka označená jako Skutečné náklady se začne tvořit díky průběžnému vyplňování výkazů práce vašimi zaměstnanci, na základě přijatých faktur a vyplňováním položek pokladny. Křivka tedy roste v závislosti na množství vydaných peněz.

Protože v případě subdodávek – na rozdíl od prací realizovaných zaměstnanci – není možné mít plně pod kontrolou kontinuitu práce, má křivka vlivem subdodávek tendenci dělat “skoky”, což může ztěžovat hodnocení celé realizace projektu. Z tohoto důvodu se můžete při základním nastavení EVM rozhodnout, že budete sledovat vývoj projektu bez subdodávek a budete se soustředit pouze na interní práci. Stav dokončení pak sledujete jen podle vlastních prací.

Křivka Dosažená hodnota

Tato křivka ukazuje, kolik práce na projektu máte v daném okamžiku hotové. Vypočítává se ze stavu dokončení projektu, který zadáváte v plánu projektu. Tato hodnota nemůže být nikdy větší než 100 %, a proto z ní vypočítaná dosažená hodnota nemůže nikdy překročit plán nákladů. Stav dokončení projektu se vyjadřuje v procentech. Je vhodné zadávat jej pravidelně, u dlouhodobějších projektů jednou měsíčně, u krátkodobých jednou týdně.

Co z grafu EVM vyčteme?

Hodnocení vývoje projektu na základě grafu EVM je velmi jednoduché a získáte z něj řadu informací. Zde představíme základní srovnání, nicméně sami uvidíte, že zcela intuitivně z grafu odvodíte aktuální situaci i trendy projektu.

Porovnání křivek Dosažená hodnota a Skutečné náklady

Porovnání skutečných nákladů projektu a dosažené hodnoty, je jedním z nejdůležitějších ukazatelů vývoje projektu.

Dosažená hodnota se pohybuje shodně s křikou skutečných nákladů, projekt se vyvíjí správně.

Křivka dosažené hodnoty by se měla optimálně pohybovat shodně s křivkou skutečných nákladů, nebo nad ní. Když křivka dosažené hodnoty stoupá pomalu, dochází ke zpožďování projektu. Jestliže křivka skutečných nákladů přesáhne plánovanou nebo dosaženou hodnotu, projekt se dostává do ztráty.

Křivka skutečných nákladů převyšuje dosaženou hodnotu, projekt má problémy.

Křivka dosažené hodnoty se pohybuje nad skutečnými náklady, váš zisk bude vyšší.

Porovnání křivek Dosažená hodnota a Plánovaná hodnota

Křivka dosažené hodnoty měla pohybovat obdobně jako křivka plánované hodnoty. Pokud se křivka dosažené hodnoty pohybuje vysoko nad plánovanou hodnotou, znamená to, že jste byli při plánování projektu příliš pesimističtí. Důsledkem toho může být, že vaši zaměstnanci práci zvládli rychleji a hrozí, že pro ně aktuálně nebudete mít práci.

Jestliže se křivka dosažené hodnoty dostane pod plánovanou hodnotu, znamená to, že jste projekt při plánování podcenili a jeho realizace klade vyšší nároky na dokončení.

Další porovnání

Existuje řada dalších možností, co lze ze srovnání jednotlivých křivek vyčíst. Můžete například hlídat, aby křivka skutečných nákladů nepřekračovala křivku plánované hodnoty, ideálně by měla zůstat lehce pod ní. Pak máte jistotu, že vynaložené náklady projektu jsou nižší nebo obdobné, jako jste plánovali. Pokud se křivka skutečných nákladů pohybuje nad křivkou plánované hodnoty, pak jsou náklady projektu překročeny. Varovným signálem ale také je, pokud se křivka skutečných nákladů pohybuje hluboce pod plánovanou hodnotou, obvykle to signalizuje problémy s řízením projektu.

Zobrazení vykázaných hodin

Volitelně si můžete v grafu zobrazit počty hodin, které zaměstnanci vykázali. Na pravé straně grafu se objeví svislá osa hodin a vykázané hodiny potom vidíte ve sloupcích.

Na pravé straně grafu si můžete volitelně zobrazit počty hodin, vykázané hodiny se zobrazí jako šedé sloupce.

Oprávnění EVM

U EVM si můžete podle otevřenosti své firmy nastavit oprávnění, kdo může graf vidět. Stav projektu potom oprávnění lidé vidí vyjádřený v procentech, což jim pomůže vytvořit si představu o stavu nákladů projektu. Finanční informace přitom zůstávají skryty.

Toto nastavení upravíte po kliknutí na ozubené kolečko vpravo nahoře, systémové nastavení a sdílení informací.

EVM a ostatní nástroje Naviga

Graf EVM najdete u každého projektu i elementů WBS, můžete jej využívat samostatně pro sledování stavu projektu nebo společně s teploměry a Ganttovým diagramem. Díky tomu budete mít svoje projekty zcela pod kontrolou.