První kroky s Navigem

Pro administrátora Naviga

Rozhodli jste se začít používat Navigo, už jste si vyzkoušeli naši testovací instanci a nyní začínáte s Navigem reálně pracovat. Pokud jste si nechali udělat analýzu, budete některá nastavení a plnění daty provádět podrobněji podle ní. Zde najdete základní návod, jak Navigo připravit a spustit k plnohodnotnému využívání ve vaší firmě.

Další kroky

První kroky s Navigem

Testovací verze

První kroky s Navigem

Projektový manažer

Krok
1

Přihlaste se!

Tak jako u testovací verze, i tady se přihlásíte pomocí odkazu, který jste od nás obdrželi emailem. Po kliknutí na něj si systém vyžádá nastavení hesla. Vaše instance je zcela prázdná, nejsou tam žádné zkušební projekty, ani ty, které jste si v testovací instanci vytvořili za svou firmu. Poté bude třeba provést základní nastavení v sekci Nastavení, kterou najdete pod ozubeným kolečkem v pravém horním rohu Naviga. Tady nastavíte všechny důležité údaje, z kterých bude Navigo vycházet ve chvíli, kdy je začnou používat projektoví manažeři, řadoví zaměstnanci, ekonomové nebo personalisté.

Pozor – bez některých nastavení není možné v Navigu projekt vůbec založit, případně bude systém fungovat nepřesně či chybně.

Krok
2

Vaše firma v Navigu

Instance v Navigu byla založená na základě údajů, které jste vyplnili při jejím zřízení. Tyto informace najdete po kliknutí na ozubené kolečko v záložce Firma. Vyplnění údajů je mimo jiné důležité pro tvorbu objednávekfaktur.

Krok
3

Vytvořte organizační jednotky

Toto nastavení využijí především větší firmy, kde potřebujete členit firmu na menší oddělení. To vám potom umožní například filtrování mezi těmito skupinami a také usnadní nastavení schvalováníblokování. Pokud organizační jednotky nenastavíte, Navigo bude celou vaši společnost brát jako jednu organizační jednotku.

 

Krok
4

Vytvořte skupiny uživatelů a nastavte jim práva

Pro nastavení práv je nejprve potřeba vytvořit skupiny uživatelů podle jejich kompetencí. Těmto skupinám potom můžete hromadně přiřazovat práva. Jedná se o důležitou funkci, která vám velmi usnadní řízení projektů a lidských zdrojů.

Podrobně na videu

Krok
5

Vytvořte uživatele

Uživatel je každá osoba, která bude ve vaší firmě Navigo používat. Všechny tyto osoby je proto třeba zadat do Naviga v záložce Uživatelé, kterou najdete pod ozubeným kolečkem. Je nutné vyplnit všechny červeně vyznačené položky. Toto nastavení umožní těmto uživatelům začít přidělovat úkoly, uvidíte finanční realitu a bude se vám tvořit kapacitní plán. Pokud si s některým povinným údajem nevíte rady, obraťte se na nás, pomůžeme vám. Všechny položky lze kdykoliv opravit. Také musíte u uživatele nastavit cenu jeho práce a přiřadit mu všechny skupiny práv, do kterých má patřit. Uživatele do Naviga pozvete pomocí tlačítka Odeslat pozvánku.

Podrobně ve videu Uživatelé.

Pozor – bez vytvoření uživatele vám nepůjde vytvořit projekt, na kterém má být tento člověk odpovědnou osobou.

Krok
6

Nastavte režijní sazbu

V této chvíli je třeba si rozmyslet a nastavit režijní sazbu firmy. Toto nastavení bude Navigo využívat u všech projektů. Tento krok je důležitý udělat nyní, protože změny režijní sazby zpětně, když už existují na dané období výkazy práce, jsou velmi problematické.

Krok
7

Nastavte typy práce a ceny

Pro možnost přiřazovat práci musíte mít nastavené, jaké práce vaši zaměstnanci vykonávají a také kolik jejich práce stojí. V záložce Typy práce a cena si můžete přidat libovolný počet prací a jejich cenu, ty potom budete využívat při přiřazování úkolů.

 

Nyní jste ve fázi, že můžete v Navigu začít tvořit plány, zaměstnanci mohou vykazovat práci, můžete zadávat subdodávky a řadu dalších. Přesto doporučujeme nastavit ještě některé další položky, které vám práci v Navigu usnadní.

Krok
8

Zadejte své kontakty

V záložce Kontakty vyplňte své zákazníky, potenciální zákazníky a dodavatele. Záložku najdete na hlavní stránce, po kliknutí na ni můžete jednotlivé zákazníky přidávat pomocí +. Ve vyplnění jejich údajů vám pomůže našeptávání z Ares.

Pozor – bez vyplnění kontaktů nebudete moct přiřadit projekt k zákazníkovi a Navigo vám proto projekt neumožní založit!

Krok
9

Nastavte kategorie

Není to sice nutnou podmínkou využívání Naviga, ale díky tomu budete moci nastavovat vyhledávání v Navigu podle vlastních parametrů. Nastavení můžete udělat kdykoliv později. Kategorie můžete nastavit na mnoha místech, například u projektů, subdodávek, plánovaných příjmů, kontaktů apod.

Krok
10

Využijte systémová nastavení

Snažíme se, aby Navigo v základním nastavení pro vás bylo maximálně smysluplně přednastavené. Přesto můžete mít některé individuální potřeby. Například v oblasti sdílení informací, vykazování práce, faktur, objednávek a řady dalších. Jedná se o specifická podrobná nastavení a doporučujeme se do nich dívat ve chvíli, kdy při práci s Navigem shledáte některá nevyhovující nastavení.

Kniha
Kniha Lopaty
a Vykořisťovatelé