Snímky
Funkce Snímky vám umožní uchovat si přehled o tom, jak se plán vašeho projektu měnil v čase.
Snímky můžete porovnávat s aktuálním stavem projektu nebo mezi sebou navzájem.
Funkce také umožňuje vyhledávat změny napříč všemi projekty a jednoduše tak identifikovat změny.
Obsah
Co všechno snímky obsahují
Co ve snímcích nenajdete
Typy snímků
Kdo může snímky vytvářet
Schvalování snímků
Porovnání snímků
Filtrování změn napříč projekty
Při plánování projektů často dochází ke změnám v plánu. Někdy jsou to změny vycházející z požadavků klienta, dojde ke změnám v subdodávkách, jindy se změnami snaží projektový manažer řešit chybné naplánování projektu, například úpravami rozpočtu nebo časového harmonogramu. Tyto změny mohou nežádoucím způsobem ovlivnit výsledek projektu. Aby bylo možné mít o těchto změnách přehled, existuje v Navigu funkce Snímky.
Díky této funkci můžete vidět, s jakým plánem jste začali, jaké změny jste v průběhu udělali a s jakým plánem končíte. Snímky nelze mazat, proto není nutná jejich archivace ani tisk, nelze s nimi nijak manipulovat. Pokud však i přesto potřebujete snímek vytisknout, systém to umožňuje.
Co všechno snímky obsahují
Každý snímek obsahuje kompletní plán projektu, včetně všech jeho detailů. Najdete v něm tedy subdodávky, plánované příjmy, alokace, objednávky, elementy WBS, plán typu prací a milníky. Pokud má projekt podprojekt, vytvoří se jako součást snímku i snímek právě tohoto podprojektu.
Snímky se vždy vytváří ze všech informací projektu, bez ohledu na to, jaká práva má k projektu osoba, která snímek vytváří. Při zobrazení ale tato osoba uvidí jen ty informace, které má oprávnění sledovat i na projektu. Tedy například, pokud má omezenou možnost vidět zisk projektu, neuvidí ho ani na snímku.
Co ve snímcích nenajdete
Snímky neobsahují realitu projektu, nenajdete v nich tedy výkazy práce, faktury, stav pokladny a další. U těchto položek se zaznamenává historie a je tedy snadno dohledatelná i bez snímku.
Typy snímků
Automatické snímky
Automatické snímky u otevřených projektů vznikají vždy jednou týdně v neděli a první den v měsíci, a také při uzavření projektu. V tomto případě systém pokaždé automaticky vytvoří snímky dva – první bezprostředně před uzavřením a druhý bezprostředně po něm.
Pro zobrazení automatických snímků je třeba mít tuto položku zatrženou, jinak se snímky ve výpisu nezobrazí. Je to proto, aby nedocházelo k omylům a vy jste neporovnávali svůj snímek nebo aktuální stav projektu s automaticky vytvořeným snímkem, o kterém jste si neuvědomili, že jej vytvořil systém.
Ručně vytvořené snímky
Jedná se o snímky, které si můžete vytvořit kdykoliv podle své potřeby. Tedy pokaždé, když si chcete uchovat stav plánu při důležité změně nebo bodu zlomu.
Pozor – pokud založíte plán projektu, první snímek se udělá až 1. den v následujícím měsíci. Jestliže chcete mít snímek ve chvíli, kdy máte projekt kompletně naplánovaný, je třeba, abyste jej vytvořili ručně.
Nepřímé snímky
Nepřímé snímky vznikají, když je vytvořený snímek na mateřském projektu, a tím se automaticky vytvoří i snímky všech dceřiných projektů.
Kdo můžete snímky vytvářet?
Snímky může vytvářet každý, kdo má právo měnit projekt. Osoba, která má právo projekt pouze prohlížet, snímek vytvořit nemůže.
Schvalování snímků
U každého snímku, vyjma těch nepřímých, si můžete objednat na míru vytvořenou šablonu schvalování. Jedná se o pokročilou konfiguraci, která vyžaduje samostatná IT práce. Vytvoření této šablony se řídí pravidly pro doplňková řešení. V případě, že máte o tuto pokročilou konfiguraci zájem, kontaktujte naši podporu, která vás bude informovat kde a jak si můžete tuto šablonu objednat.
Porovnávání snímků
Snímky můžete mezi sebou porovnávat. Můžete srovnat konkrétní snímek s aktuálním stavem projektu, nebo již vytvořené snímky mezi sebou. Lze také porovnávat schválené snímky s neschválenými apod. Porovnávání konkrétních snímků je možné provádět vždy v rámci jednoho projektu.
Filtrování změn napříč projekty
V seznamu projektů je díky snímkům možné nalézt ty projekty, jejichž změny plánu vás zajímají. Konkrétní změny můžete sledovat v jednotlivých snímcích. Můžete si vyhledat projekty, ve kterých došlo ke změně například v plánovaných částkách, termínech a základních informacích projektu apod. Můžete například odhalit, že vám celkově nesedí náklady projektu o 10.000 Kč. Díky snímkům si vyfiltrujete všechny projekty, ve kterých došlo ke změně subdodávky vyšší než 10.000 Kč oproti schválenému snímku.
Protože při sledování změn můžete potřebovat opakovanou kontrolu, lze si konkrétní filtr uložit. Můžete si jej uložit pouze pro vás, případně i pro ostatní uživatele. Každou šablonu doporučujeme pečlivě pojmenovat tak, aby i další uživatelé okamžitě pochopili, jaké změny jim vyhledá.